Das Jahr 2018 ist noch jung, und viele Unternehmen nutzen diese Zeit, um ihre Unterlagen in Ordnung zu bringen. Etliches kann weg, vieles aber (noch) nicht. Wir sagen Ihnen, welche Aufbewahrungsfrist für Ihre Belege, Quittungen, Briefe und Rechnungen gelten.
Zunächst stellt sich die Frage, ab wann die Aufbewahrungsfrist eigentlich gerechnet wird. Die fängt mit Ende des Kalenderjahres an, in dem bei laufenden Aufzeichnungen der letzte Eintrag gemacht wurde, Handels- und Geschäftsbriefe empfangen oder versendet wurden oder andere Unterlagen entstanden sind.
Aufbewahrungsfrist 10 Jahre
Zu den Dokumenten, die Sie zehn Jahre lang behalten müssen, gehören Geschäftsbücher, Bilanzen und Inventare. Laufen Ihre Korrespondenz oder Ihre Aufzeichnungen digital, gilt auch für sie die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.
Das heißt für Sie konkret: Seit dem 1. Januar 2018 müssen Sie Aufzeichnungen und Bücher mit dem letzten Eintrag in 2007 nicht mehr vorhalten. Gleiches gilt für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Inventare bis zum 31. Dezember 2007 und aus den Jahren zuvor.
Achtung: Die 10-Jahres-Aufbewahrungsfrist gilt nur dann, wenn alle Steuerbescheide bestandskräftig sind.
Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
Vier Jahre kürzer ist die Aufbewahrungsfrist für Handels- und Geschäftsbriefe. Die dürfen Sie schon nach sechs Jahren vernichten. In 2018 betrifft das also Ihre Korrespondenz, die Sie bis zum 31. Dezember 2011 bekommen oder verschickt haben.
Erzielen Sie aus Vermietung und Verpachtung sowie Kapital jährlich mehr als eine halbe Million Euro, müssen Sie Ihre Unterlagen ebenfalls sechs Jahre lang aufbewahren.
Mindestlohnregelung
Sonderregelungen sieht das Mindestlohngesetz vor: Firmen müssen die Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten geringfügig oder kurzfristig Beschäftigter mindestens zwei Jahre vorhalten. Diese Regel gilt allerdings nicht für alle Branchen, sondern vor allem für solche, in denen das Problem der Schwarzarbeit besonders groß ist. Darunter fallen zum Beispiel das Bau-, Gebäudereinigungs- und Schaustellergewerbe, Gastronomie und Hotellerie.
Unterlagen, die Sie länger behalten sollten
Wir empfehlen, beispielsweise Personalakten dauerhaft aufzubewahren. Zu den Dokumenten, die Sie ebenfalls nicht vorschnell entsorgen sollten (nicht vor Ablauf von 30 Jahren), zählen außerdem Gerichtsurteile, Prozessakten und Mahnbescheide.