Seit 1. Januar 2026 gilt eine wichtige Änderung für Pendler: Die Entfernungspauschale beträgt jetzt einheitlich 38 Cent pro Kilometer – und zwar ab dem ersten Entfernungskilometer. Wer regelmäßig zur Arbeit fährt, sollte deshalb darauf achten, Arbeitstage, Homeoffice-Tage, Dienstreisen und Arbeitgebererstattungen sauber zu dokumentieren. Denn die neue Pendlerpauschale kann die Werbungskosten erhöhen – und damit die Steuerlast senken.

Was ist die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale, steuerlich korrekt Entfernungspauschale, gilt für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Das kann zum Beispiel das Büro, die Praxis, die Kanzlei, die Filiale oder der Betrieb sein.

Wichtig ist: Angesetzt wird grundsätzlich nur die einfache Entfernung. Wer also 25 Kilometer zur Arbeit fährt und abends wieder 25 Kilometer zurück, setzt steuerlich nicht 50 Kilometer an, sondern 25 Kilometer pro Arbeitstag.

Für 2026 gilt die einfache Formel:

Berechnung ab 2026	Formel
Entfernungspauschale	Arbeitstage × einfache Entfernung × 0,38 Euro

Beispiel:

Arbeitstage	Einfache Entfernung	Pauschale	Werbungskosten
220	25 km	0,38 Euro	2.090 Euro

Diese Werbungskosten mindern das zu versteuernde Einkommen. Wie hoch die tatsächliche Steuerersparnis ausfällt, hängt vom persönlichen Steuersatz ab.

Was hat sich 2026 geändert?

Bis Ende 2025 war die Berechnung zweigeteilt: Für die ersten 20 Kilometer konnten nur 30 Cent angesetzt werden. Erst ab dem 21. Kilometer galt die höhere Pauschale von 38 Cent.

Seit Januar 2026 ist das einfacher:

Zeitraum	1. bis 20. Kilometer	Ab dem 21. Kilometer
Bis 2025	0,30 Euro	0,38 Euro
Seit 2026	0,38 Euro	0,38 Euro

Das bedeutet: Pendler profitieren vor allem auf den ersten 20 Kilometern. Der zusätzliche Vorteil gegenüber der alten Regelung beträgt 8 Cent pro Kilometer.

Beispiel 1: Arbeitnehmer mit 12 km Arbeitsweg

Eine Arbeitnehmerin fährt an 220 Tagen im Jahr 12 Kilometer einfach zur Arbeit.

Berechnung	Formel	Betrag
Bis 2025	220 Tage × 12 km × 0,30 Euro	792,00 Euro
Seit 2026	220 Tage × 12 km × 0,38 Euro	1.003,20 Euro
Mehr Werbungskosten	1.003,20 Euro − 792,00 Euro	211,20 Euro

Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 30 Prozent ergibt sich daraus eine mögliche Steuerentlastung von rund:

Mehr Werbungskosten	Grenzsteuersatz	Mögliche Steuerentlastung
211,20 Euro	30 %	ca. 63 Euro

Gerade bei kürzeren Arbeitswegen ist der Effekt zwar nicht riesig, aber dennoch interessant. Zusammen mit weiteren Werbungskosten kann die neue Pauschale dazu beitragen, den Arbeitnehmerpauschbetrag zu überschreiten.

Beispiel 2: Arbeitnehmer mit 28 km Arbeitsweg

Ein Arbeitnehmer fährt an 220 Tagen im Jahr 28 Kilometer einfach zur Arbeit. Bis 2025 musste hier noch zwischen den ersten 20 Kilometern und den weiteren Kilometern unterschieden werden.

Berechnung bis 2025	Formel	Betrag
Erste 20 km	220 Tage × 20 km × 0,30 Euro	1.320,00 Euro
Weitere 8 km	220 Tage × 8 km × 0,38 Euro	668,80 Euro
Summe bis 2025		1.988,80 Euro

Seit 2026 gilt die Pauschale von 38 Cent für die gesamte einfache Entfernung:

Berechnung seit 2026	Formel	Betrag
28 km Arbeitsweg	220 Tage × 28 km × 0,38 Euro	2.340,80 Euro
Mehr Werbungskosten	2.340,80 Euro − 1.988,80 Euro	352,00 Euro

Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 35 Prozent ergibt sich daraus:

Mehr Werbungskosten	Grenzsteuersatz	Mögliche Steuerentlastung
352,00 Euro	35 %	ca. 123 Euro

Hier wird der Vorteil der neuen Pendlerpauschale bereits deutlicher spürbar.

Beispiel 3: Mandant mit langem Arbeitsweg von 55 km

Eine Mandantin wohnt weiter entfernt vom Arbeitsplatz und fährt an 230 Tagen im Jahr 55 Kilometer einfach zur Arbeit.

Berechnung bis 2025	Formel	Betrag
Erste 20 km	230 Tage × 20 km × 0,30 Euro	1.380,00 Euro
Weitere 35 km	230 Tage × 35 km × 0,38 Euro	3.059,00 Euro
Summe bis 2025		4.439,00 Euro

Seit 2026 wird die komplette einfache Entfernung mit 38 Cent angesetzt:

Berechnung seit 2026	Formel	Betrag
55 km Arbeitsweg	230 Tage × 55 km × 0,38 Euro	4.807,00 Euro
Mehr Werbungskosten	4.807,00 Euro − 4.439,00 Euro	368,00 Euro

Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 38 Prozent bedeutet das:

Mehr Werbungskosten	Grenzsteuersatz	Mögliche Steuerentlastung
368,00 Euro	38 %	ca. 140 Euro

Wichtig zu wissen: Auch bei sehr langen Arbeitswegen entsteht der zusätzliche Vorteil gegenüber 2025 nur auf den ersten 20 Kilometern. Denn ab dem 21. Kilometer galten bereits vorher 38 Cent.

Zusätzlicher Vorteil	Rechnung	Ergebnis
Mehrbetrag pro Arbeitstag	20 km × 0,08 Euro	1,60 Euro
Bei 230 Arbeitstagen	230 × 1,60 Euro	368,00 Euro

Was gilt 2026 für Außendienstler?

Bei Außendienstmitarbeitern kommt es besonders auf die richtige Einordnung der Fahrten an. Nicht jede berufliche Fahrt fällt automatisch unter die Pendlerpauschale.

Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden mit der Entfernungspauschale angesetzt. Fahrten zu Kunden, Baustellen, Filialen oder wechselnden Einsatzorten können dagegen Reisekosten sein.

Ein Beispiel:

Ein Außendienstmitarbeiter fährt an 80 Tagen im Jahr ins Büro. Die einfache Entfernung beträgt 18 Kilometer.

Fahrtart	Arbeitstage	Einfache Entfernung	Pauschale	Werbungskosten
Fahrten ins Büro	80	18 km	0,38 Euro	547,20 Euro

Direkte Kundenfahrten sind davon getrennt zu betrachten. Hier können unter Umständen Reisekosten angesetzt werden. Deshalb sollten Außendienstler im laufenden Jahr genau festhalten, welche Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte führten und welche Fahrten berufliche Auswärtstätigkeiten waren.

Arbeitnehmerpauschbetrag nicht vergessen

Die Pendlerpauschale erhöht die Werbungskosten. Sie führt aber nicht automatisch zu einer Steuererstattung.

Der Grund: Arbeitnehmer erhalten ohnehin einen Werbungskostenpauschbetrag von aktuell 1.230 Euro. Erst wenn die gesamten Werbungskosten darüber liegen, wirkt sich jeder zusätzliche Euro steuerlich aus.

Zu den Werbungskosten zählen neben der Entfernungspauschale zum Beispiel:

1. Arbeitsmittel
2. Fortbildungskosten
3. Fachliteratur
4. Bewerbungskosten
5. berufliche Telefonkosten
6. Gewerkschaftsbeiträge
7. Kosten rund um Dienstreisen oder berufliche Auswärtstätigkeiten

Gerade jetzt Mitte des Jahres lohnt sich deshalb ein Zwischencheck: Wer bereits viele Fahrten, Arbeitsmittel oder Fortbildungskosten hatte, sollte die Belege und Nachweise direkt sammeln. Das macht die spätere Steuererklärung deutlich einfacher.

Gilt die Pendlerpauschale auch für Bus, Bahn und Fahrrad?

Ja. Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich unabhängig vom Verkehrsmittel. Sie kann also nicht nur bei Fahrten mit dem Auto angesetzt werden, sondern auch bei Fahrten mit Bus, Bahn, Motorrad, Fahrrad oder sogar zu Fuß.

Grundsätzlich ist die Entfernungspauschale auf 4.500 Euro pro Jahr begrenzt. Wer jedoch mit dem eigenen oder überlassenen Pkw fährt, kann unter bestimmten Voraussetzungen auch einen höheren Betrag geltend machen.

Was sollten Mandanten jetzt dokumentieren?

Für die Steuererklärung 2026 ist eine laufende Dokumentation besonders sinnvoll. Das gilt vor allem, weil das Jahr bereits fortgeschritten ist und viele Pendler ihre tatsächlichen Arbeitstage später nur noch schwer rekonstruieren können.

Was dokumentieren?	Warum ist das wichtig?
Arbeitstage in Büro, Praxis, Betrieb oder Kanzlei	Grundlage für die Pendlerpauschale
Einfache Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte	Entscheidend für die Berechnung
Homeoffice-Tage	An diesen Tagen fällt keine Pendlerpauschale an
Urlaub, Krankheit, Dienstreisen	Diese Tage müssen herausgerechnet werden
Fahrten zu Kunden oder wechselnden Einsatzorten	Möglicherweise Reisekosten statt Pendlerpauschale
Arbeitgebererstattungen, Jobticket, Fahrtkostenzuschüsse	Können steuerlich anzurechnen sein
Weitere Werbungskosten	Wichtig für das Überschreiten des Arbeitnehmerpauschbetrags

Die Berechnung ist einfacher geworden und viele Pendler können höhere Werbungskosten geltend machen als bisher. Besonders relevant ist das für Arbeitnehmer mit regelmäßigem Arbeitsweg, Mandanten mit längeren Pendelstrecken und Außendienstler mit Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte.

Ob daraus am Ende tatsächlich eine Steuerersparnis entsteht, hängt von den gesamten Werbungskosten, dem Arbeitnehmerpauschbetrag und dem persönlichen Steuersatz ab. Wer Arbeitstage, Homeoffice, Dienstreisen, Kundenfahrten und Erstattungen jetzt sauber dokumentiert, kann die Vorteile der neuen Entfernungspauschale später deutlich einfacher nutzen.

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung geht in die nächste Phase – und für viele Unternehmen wird es langsam ernst. Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Noch arbeiten allerdings zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen mit PDF-Rechnungen, manuellen Freigaben oder papierbasierten Prozessen. Das Problem: Für viele endet die Übergangsfrist bereits Ende 2026.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen verpflichtend versenden. Ein Jahr später gilt die Pflicht nahezu flächendeckend vor allem bei inländischen B2B-Umsätze zwischen Unternehmen. Damit wird 2026 für viele Betriebe zum wichtigen Vorbereitungsjahr.

Warum die E-Rechnung oft unterschätzt wird

Viele Unternehmen glauben noch immer, die Umstellung sei bereits erledigt, weil Rechnungen als PDF per E-Mail verschickt werden. Genau das reicht künftig aber nicht mehr aus. Eine echte E-Rechnung muss den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und strukturiert elektronisch verarbeitet werden können. In Deutschland sind dafür insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD relevant. Eine reine PDF-Datei gilt künftig steuerrechtlich nicht mehr als E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Vorgaben.

Die eigentliche Herausforderung liegt deshalb weniger im Versand als in den Prozessen dahinter. Denn mit der E-Rechnung verändern sich Abläufe in Buchhaltung, Archivierung, Freigabeprozessen und teilweise sogar im Einkauf oder Vertrieb.

Wo Unternehmen aktuell die größten Probleme haben

Besonders im Mittelstand zeigt sich derzeit ein ähnliches Bild: Die technische Grundlage ist häufig nur teilweise vorhanden. Viele Buchhaltungs- oder ERP-Systeme können strukturierte XML-Daten noch nicht zuverlässig verarbeiten. Gleichzeitig laufen Freigaben oft weiterhin manuell. Rechnungen werden ausgedruckt, abgeheftet oder lediglich als PDF gespeichert.

Auch die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern verändert sich. Große Unternehmen und öffentliche Auftraggeber erwarten zunehmend standardisierte digitale Prozesse. Wer hier technisch nicht kompatibel ist, riskiert Verzögerungen oder Rückweisungen von Rechnungen.

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

1. Bestehende Systeme prüfen

Der wichtigste erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre aktuelle Buchhaltungs- oder ERP-Software überhaupt E-Rechnungen verarbeiten kann.

Dabei geht es nicht nur um den Empfang, sondern auch um:

•    die automatische Verarbeitung von XML-Daten,
•    die Erstellung normkonformer Rechnungen,
•    und die revisionssichere Archivierung.

Ältere Systeme benötigen häufig Updates oder zusätzliche Schnittstellen. Wer damit erst Ende 2026 beginnt, gerät schnell unter Zeitdruck.

2. Prozesse digitalisieren

Die E-Rechnung funktioniert am besten dort, wo Prozesse bereits weitgehend digital laufen. Unternehmen sollten deshalb ihre bisherigen Abläufe kritisch hinterfragen.

•    Wie werden Rechnungen aktuell freigegeben?
•    Gibt es noch papierbasierte Zwischenschritte?
•    Werden Rechnungen manuell übertragen?
•    Ist die Archivierung GoBD-konform?

Je mehr Medienbrüche bestehen, desto größer wird später der Umstellungsaufwand.

3. Mitarbeiter frühzeitig einbinden

Die technische Umstellung allein reicht nicht aus. Viele Fehler entstehen später im Alltag durch Unsicherheit oder fehlendes Wissen. Mitarbeiter in Buchhaltung, Verwaltung und Einkauf sollten deshalb frühzeitig geschult werden. Besonders wichtig ist das Verständnis dafür, dass künftig der strukturierte Datensatz – also die XML-Datei – rechtlich entscheidend ist und nicht nur die sichtbare PDF-Version.

4. Kunden und Lieferanten ansprechen

Viele Unternehmen konzentrieren sich auf ihre internen Systeme. Dabei hängt die spätere Praxistauglichkeit stark von Geschäftspartnern ab. Deshalb lohnt es sich bereits jetzt zu klären:

•    Welche Formate akzeptieren Kunden?
•    Wird XRechnung oder ZUGFeRD genutzt?
•    Gibt es bestimmte Portale oder Plattformen?
•    Wie sollen Rechnungen künftig übertragen werden?

Frühzeitige Abstimmungen vermeiden spätere Probleme im Tagesgeschäft.

5. Verträge und Richtlinien überprüfen

Auch rechtlich sollten Unternehmen die Umstellung nicht unterschätzen. In älteren Verträgen oder AGB finden sich häufig noch Formulierungen wie „Rechnungsversand per Post“ oder „Versand als PDF“. Diese Regelungen passen oft nicht mehr zu den neuen gesetzlichen Anforderungen. Ebenso wichtig ist die Dokumentation interner Prozesse – insbesondere im Hinblick auf GoBD und steuerliche Nachvollziehbarkeit.

Check: Bin ich 2027 E-Rechnungs-ready?

Unternehmen sollten sich spätestens 2026 diese Fragen beantworten können:

•    Kann unsere Software XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten?
•    Können wir E-Rechnungen gesetzeskonform archivieren?
•    Sind Freigabe- und Prüfprozesse digital organisiert?
•    Gibt es klare Verantwortlichkeiten?
•    Wurden Mitarbeiter geschult?
•    Sind Kunden- und Lieferantenprozesse abgestimmt?
•    Entsprechen Verträge und interne Richtlinien den neuen Anforderungen?

Wer mehrere Punkte noch nicht sicher beantworten kann, sollte die Vorbereitung zeitnah starten – bevor aus der Übergangsphase plötzlich Zeitdruck wird.

Der befristete Tankrabatt für die Monate Mai und Juni 2026 soll an den Zapfsäulen für Entlastung sorgen. Doch was bedeutet die Absenkung der Energiesteuer für Ihr Unternehmen? Während die Preissenkung auf den ersten Blick eine reine Erleichterung darstellt, erfordert sie im Hintergrund eine präzise steuerliche und buchhalterische Dokumentation.

Warum das Thema Tankrabatt für Ihren Betrieb zählt

Auch wenn die Bundesregierung den Rabatt nur für zwei Monate angesetzt hat, ist sie für viele Betriebe wirtschaftlich relevant. Da ein Großteil der deutschen Firmenflotten weiterhin mit Verbrennungsmotoren betrieben wird, wirkt sich die Senkung um knapp 17 Cent pro Liter direkt auf Ihre monatlichen Betriebskosten aus. Für Speditionen, Logistikdienstleister oder Handwerksbetriebe kann das eine spürbare Entlastung der Liquidität bedeuten, die in der Kostenkalkulation für das zweite Quartal unbedingt berücksichtigt werden sollte.

Steuerliche Konsequenzen im Detail

Die steuerliche Behandlung ist weniger komplex, da es sich um eine Senkung der Verbrauchssteuer direkt an der Zapfsäule handelt. Dennoch ergeben sich zwei zentrale Aspekte für Ihre Finanzbuchhaltung:

Anpassung der Bemessungsgrundlage: Da die Energiesteuer ein direkter Preisbestandteil ist, sinkt mit dem Bruttopreis an der Zapfsäule auch die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer. Dies führt dazu, dass Sie absolut gesehen einen geringeren Vorsteuerbetrag geltend machen können, da dieser anteilig auf den reduzierten Preis berechnet wird.

Betriebsausgabenabzug: An der steuerlichen Absetzbarkeit von Kraftstoffkosten als Betriebsausgabe ändert sich grundsätzlich nichts. Sie erfassen die Kosten wie gewohnt – jedoch eben auf Basis der niedrigeren Bruttobeträge.

Drei Tipps für Ihre Buchhaltung

Damit die Abrechnung der Monate Mai und Juni reibungslos gelingt, sollten Sie folgende Punkte umsetzen:

1. Systeme prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Tankkarten-System die Preissenkungen korrekt übernimmt, um Differenzen in der Vorsteueranmeldung zu vermeiden.
2. Belegqualität sichern: Die formale Anforderung an Tankquittungen bleibt identisch. Auch bei niedrigeren Kosten müssen alle Pflichtangaben nach § 15 UStG erfüllt sein, damit der Vorsteuerabzug vom Finanzamt anerkannt wird.
3. Sammelrechnungen abgleichen: Wenn Sie Tankkarten nutzen, kontrollieren Sie die monatlichen Sammelrechnungen. Da der Rabatt an der Zapfsäule gewährt wird, sollte dieser automatisch in Ihren Abrechnungen korrekt ausgewiesen sein; ein kurzer Abgleich mit den getankten Mengen schützt Sie vor Fehlern.

Durch eine gewissenhafte Dokumentation in diesen zwei Monaten stellen Sie sicher, dass Sie die finanzielle Entlastung vollständig ausschöpfen, ohne dabei den administrativen Aufwand durch korrekturpflichtige Fehler zu erhöhen.

Die private Nutzung von Firmenwagen steht seit jeher im Fokus der Betriebsprüfungen. Ein aktueller Beschluss des Bundesfinanzhofs (BFH vom 17.12.2025, Az. I B 17/24) sorgt nun für mehr Klarheit, verschärft aber gleichzeitig die Anforderungen an die Dokumentation in Ihrem Unternehmen.

Worum geht es?

Wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer (GGF) einen betrieblichen Pkw privat nutzt, stellt sich steuerrechtlich eine entscheidende Frage: Ist dies als Arbeitslohn zu versteuern oder liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vor?

Der BFH hat klargestellt:

vGA statt Lohn: Erfolgt die Nutzung ohne eine klare, im Voraus getroffene Vereinbarung, wird sie als vGA gewertet. Das ist steuerlich besonders nachteilig, da diese den Gewinn der GmbH nicht mindern darf.
Der Anscheinsbeweis: Das Finanzamt unterstellt oft pauschal, dass ein zur Verfügung stehender Wagen auch privat genutzt wird. Der BFH betont nun, dass dieser “Beweis des ersten Anscheins” nicht willkürlich angewandt werden darf – es müssen konkrete Indizien für eine Privatnutzung vorliegen.

Was bedeutet das für Sie?

Die Finanzverwaltung prüft künftig genauer, ob die organisatorischen Rahmenbedingungen in Ihrem Betrieb zur steuerlichen Behandlung passen. Fehlen klare Regeln, drohen hohe Steuernachzahlungen und Zinslasten.

Unsere Checkliste für Ihren Fuhrpark

1. Schriftliche Nutzungsvereinbarung: Prüfen Sie, ob in den Anstellungsverträgen Ihrer Geschäftsführer explizite Regelungen zur Privatnutzung enthalten sind.
2. Nutzungsverbote ernst nehmen: Wenn eine Privatnutzung untersagt ist, sollte dieses Verbot auch faktisch gelebt und dokumentiert werden (z. B. Schlüsselverwahrung im Betrieb nach Feierabend).
3. Fahrtenbuch vs. 1%-Regelung: Stellen Sie sicher, dass bei erlaubter Privatnutzung die gewählte Methode (Fahrtenbuch oder Pauschalwertmethode) lückenlos und zeitnah umgesetzt wird.
4. Keine Selbstverständlichkeiten: Gehen Sie nicht davon aus, dass eine “stillschweigende Duldung” steuerlich anerkannt wird. Jede Nutzung braucht eine Rechtsgrundlage.

Das Urteil ist eine gute Nachricht, da es pauschale Unterstellungen der Finanzämter begrenzt. Es ist jedoch gleichzeitig eine Mahnung, die interne Dokumentation rechtssicher zu gestalten.

Haben Sie Fragen zur Gestaltung Ihrer Geschäftsführer-Verträge oder zur optimalen Versteuerung Ihres Fuhrparks? Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Firmenwagen-Regelungen steuerlich sicher zu machen.