Der Countdown läuft: Bis zum 31. Juli 2025 müssen alle Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen aktiv werden.
Die Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme beim Finanzamt ist keine Option, sondern eine gesetzliche Notwendigkeit, die weitreichende Konsequenzen hat, wenn sie nicht eingehalten wird. Erfahren Sie hier alles Wichtige rund um die Fristen, Pflichten und die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.
Warum die Meldepflicht so wichtig ist – Hintergrund und Ziele
Die Einführung der Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ist Teil des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Damit sollen Manipulationen an Kassendaten verhindert, Steuerehrlichkeit erhöht und dem Finanzamt eine bessere Kontrolle über die Erfassung von Geschäftsvorfällen ermöglicht werden.
Durch die Meldung erhalten die Finanzbehörden einen Überblick über alle im Einsatz befindlichen Kassensysteme, was die Effektivität von Kassen-Nachschauen und Betriebsprüfungen erheblich steigert.
Wer ist betroffen? – Ihr Kassensystem muss gemeldet werden!
Grundsätzlich sind alle Unternehmen betroffen, die elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen. Dazu zählen insbesondere:
Handelsunternehmen (Einzelhandel, Großhandel)
Gastronomiebetriebe (Restaurants, Cafés, Imbisse, Bars)
Dienstleistungsunternehmen (Friseure, Kosmetikstudios, Reinigungen, Fitnessstudios etc.), die Barumsätze erfassen
Alle weiteren Branchen, die elektronische Kassensysteme für die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben verwenden.
Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein stationäres Kassensystem, ein mobiles Kassensystem (mPOS) oder eine cloudbasierte Kassenlösung handelt – entscheidend ist, dass eine TSE integriert ist oder sein muss.
Die entscheidenden Fristen im Juli 2025
Merken Sie sich diese Daten gut, um empfindliche Strafen zu vermeiden:
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen wurden:
Meldefrist: Bis spätestens 31. Juli 2025: Alle Kassensysteme, die bereits vor dem Stichtag 1. Juli 2025 in Ihrem Unternehmen im Einsatz waren und eine TSE besitzen, müssen bis zu diesem Datum dem zuständigen Finanzamt elektronisch mitgeteilt werden. - Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen werden:
Meldefrist: Innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme: Für neu angeschaffte oder erstmals genutzte Kassensysteme gilt eine monatliche Meldefrist ab dem Zeitpunkt der ersten Verwendung. - Änderungen und Außerbetriebnahme von Kassensystemen:
Auch Änderungen an bereits gemeldeten Kassensystemen (z.B. Wechsel der TSE-Seriennummer, Umzug des Systems) oder die dauerhafte Außerbetriebnahme eines Gerätes müssen zukünftig innerhalb eines Monats nach dem Ereignis gemeldet werden.
Wie erfolgt die Meldung? – Der elektronische Weg ist Pflicht!
Die Meldung muss elektronisch über die amtlich vorgeschriebene Schnittstelle der Finanzverwaltung erfolgen. Dies geschieht in der Regel über das Elster-Portal oder direkt über integrierte Funktionen Ihrer zertifizierten Buchhaltungs- oder Kassensoftware, wenn sie die direkte Übermittlung unterstützt.
Elster-Portal: Hier finden Sie die entsprechenden Formulare und Funktionen zur Übermittlung. Stellen Sie sicher, dass Sie einen gültigen Zugang besitzen.
Software-Lösungen: Viele moderne Kassen- und Buchhaltungssysteme bieten Schnittstellen zur direkten Meldung. Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, ob diese Funktion bereits implementiert ist und wie Sie sie nutzen können.
Wichtige Informationen, die Sie bei der Meldung bereithalten müssen:
– Angaben zum Unternehmer (Name, Adresse, Steuernummer)
– Art des elektronischen Aufzeichnungssystems
– Standort des Systems
– Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
– Seriennummer der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
– Datum der Inbetriebnahme
– Gegebenenfalls Datum der Außerbetriebnahme
Was passiert bei Nichteinhaltung der Meldepflicht? – Empfindliche Sanktionen drohen!
Ignorieren Sie die Meldepflicht nicht: Das Finanzamt hat verschiedene Instrumente, um die Einhaltung zu überprüfen und Verstöße zu ahnden:
Zwangsgelder: Bei Nichterfüllung der Meldeplicht kann das Finanzamt Zwangsgelder verhängen, um die Erfüllung zu erzwingen.
Hinzuschätzungen der Umsätze: Ein gravierender Verstoß kann dazu führen, dass das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung anzweifelt. Dann könnte sie Ihre Umsätze schätzen, was in der Regel zu deutlich höheren Steuerforderungen führt.
Bußgelder: Zwar ist die Nichtmeldung nicht direkt bußgeldbewehrt im Sinne eines direkten Bußgeldes, aber sie kann als Ordnungswidrigkeit im Rahmen von Kassen-Nachschauen oder Betriebsprüfungen gewertet werden und somit indirekt zu weiteren Maßnahmen führen.
Unerwartete Kassen-Nachschauen: Das Finanzamt kann jederzeit unangekündigte Kassen-Nachschauen durchführen. Wenn hierbei ein nicht gemeldetes Kassensystem festgestellt wird, kann dies sofort Misstrauen wecken und weitere Prüfungen nach sich ziehen.
Auswirkungen auf Ihr Unternehmen – Mehr Transparenz, mehr Prüfdruck, aber auch mehr Sicherheit
Die Meldepflicht mag auf den ersten Blick mehr Bürokratie sein, sie hat jedoch auch tiefgreifende Auswirkungen auf die interne Organisation und die Beziehung zu den Finanzbehörden:
Erhöhter Prüfdruck: Das Finanzamt weiß nun genau, welche Kassensysteme in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind. Dies ermöglicht gezieltere Prüfungen und erhöht den Druck auf eine korrekte und lückenlose Erfassung der Umsätze.
Mehr Rechtssicherheit: Wenn Sie die Meldepflicht erfüllen und alle Vorgaben der KassenSichV einhalten, schaffen Sie eine solide Basis für Ihre Buchführung und minimieren das Risiko von Beanstandungen bei Prüfungen.
Internes Compliance-Management: Die Meldepflicht zwingt Unternehmen dazu, ihre Kassensysteme zu inventarisieren und die Verantwortlichkeiten für die Einhaltung der Vorschriften klar zu definieren.
Investition in moderne Systeme: Die Anforderungen der KassenSichV und die Meldepflicht fördern die Investition in moderne, gesetzeskonforme Kassensysteme, die eine integrierte TSE bieten. Dies kann langfristig zu effizienteren und sichereren Prozessen führen.
Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen
Um die Meldepflicht fristgerecht zu erfüllen, empfehlen wir diese Schritte:
- Inventarisierung Ihrer Kassensysteme: Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle in Ihrem Unternehmen genutzten elektronischen Aufzeichnungssysteme. Erfassen Sie dabei die benötigten Informationen wie Seriennummern und Inbetriebnahme-Daten.
- Prüfung der TSE-Integration: Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Kassensysteme über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen und diese korrekt implementiert ist.
- Zugang zu Elster klären: Vergewissern Sie sich, dass Sie einen funktionierenden Zugang zum Elster-Portal haben oder dass Ihre Software die direkte Meldung ermöglicht.
- Verantwortlichkeiten festlegen: Bestimmen Sie eine oder mehrere Personen in Ihrem Unternehmen, die für die fristgerechte Meldung und die zukünftige Pflege der Informationen verantwortlich sind.
- Dokumentation: Bewahren Sie alle Meldungen und Bestätigungen der Finanzverwaltung sorgfältig auf.
- Informieren und schulen: Informieren Sie relevante Mitarbeiter über die neuen Pflichten und schulen Sie diese bei Bedarf im Umgang mit den Systemen und der Datenübermittlung.
- Professionelle Unterstützung: Scheuen Sie sich nicht, bei Unsicherheiten oder komplexen Fragen die Unterstützung eines Steuerberaters oder eines auf Kassen- und Buchhaltungssysteme spezialisierten IT-Dienstleisters in Anspruch zu nehmen.
Handeln Sie jetzt, um Zwangsgelder, Hinzuschätzungen oder Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden. Eine frühzeitige Vorbereitung und die korrekte Umsetzung der Meldepflicht sind der beste Weg zu einer reibungslosen und steuerrechtlich einwandfreien Geschäftsabwicklung.