Eine Betriebsprüfung ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung. Eine gründliche Vorbereitung ist daher unerlässlich, um mögliche Risiken zu minimieren und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Diese Checkliste soll Ihnen als umfassende Orientierung dienen.
Wichtigste Neuerung für 2025 vorweg
Für eine Betriebsprüfung müssen Unternehmen seit diesem Jahr alle relevanten Daten digital zur Verfügung stellen. Mithilfe der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) können Betriebsprüfer direkt auf Unternehmensdaten wie Buchhaltungssoftware, Kassensysteme oder ERP-Systeme zugreifen. Durch Datenanalysetools lassen sich große Datenmengen schnell und effizient ausgewertet werden.
Deshalb müssen Unternehmen dafür Sorge tragen, dass ihre Buchhaltungssysteme digital arbeiten. Korrekte strukturierte Daten sichern die problemlose Betriebsprüfung.
Ablauf der Betriebsprüfung und ihre Vorbereitung
- Ankündigung der Betriebsprüfung
Prüfungsanordnung: Überprüfen Sie die Prüfungsanordnung sorgfältig auf Vollständigkeit (Prüfungszeitraum, zu prüfende Steuerarten, Ansprechpartner).
Kontaktdaten: Stellen Sie sicher, dass die angegebenen Kontaktdaten korrekt sind.
Prüfungstermin: Klären Sie den genauen Termin und die Dauer der Prüfung ab.
- Zusammenstellung der Unterlagen
Buchführungsunterlagen:
– Jahresabschlüsse
– Finanzbuchhaltung
– Anlagenbuchhaltung
– Umsatzsteuer-Voranmeldungen
– Kontenblätter
– Belege (Rechnungen, Bankbelege, etc.)
Personalunterlagen:
– Arbeitsverträge
– Lohnkonten
– Lohnabrechnungen
– Sozialversicherungsnachweise
Vertragsunterlagen:
– Mietverträge
– Lieferantenverträge
– Darlehensverträge
Sonstige Unterlagen:
– Kassenbücher
– Inventarlisten
– Steuerbescheide
- Ordnung und Übersichtlichkeit
Erstellen Sie eine übersichtliche Ordnerstruktur, um die Unterlagen schnell zu finden. Scannen Sie wichtige Dokumente ein und erstellen Sie digitale Ordner. Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert sind.
- Vorbereitung auf das Prüfungsgespräch
Legen Sie fest, wer während der Prüfung als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Bereiten Sie eine Übersicht über die wichtigsten Unternehmensdaten vor. Erstellen Sie einen Fragenkatalog, um mögliche Fragen des Prüfers vorwegzunehmen.
- Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Einbindung: Beziehen Sie Ihren Steuerberater frühzeitig in die Vorbereitung ein. Greifen Sie auf uns als Ihre betriebswirtschaftlichen Berater zurück.
Vertretung: Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater während der Prüfung vertreten.
- Mögliche Schwachstellen identifizieren
Analysieren Sie Ihr Unternehmen auf mögliche Schwachstellen, um sich gezielt darauf vorzubereiten und leiten Sie gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen ein.
- Ablauf der Betriebsprüfung
– Eröffnung: Der Prüfer stellt sich vor und erläutert den Prüfungsablauf.
– Durchführung: Der Prüfer prüft die Unterlagen und stellt ggf. ergänzende Fragen.
– Abschluss: Am Ende der Prüfung wird ein Prüfbericht erstellt.
Tipps für eine erfolgreiche Betriebsprüfung
Bleiben Sie ruhig und gelassen. Geben Sie ehrlich und offen Auskunft auf alle Fragen. Eine gründliche Vorbereitung ist dafür der Schlüssel zum Erfolg. Arbeiten Sie konstruktiv mit dem Prüfer zusammen.
Zusätzliche Hinweise
Wenn Sie eine elektronische Buchführung führen, stellen Sie sicher, dass alle Daten gesichert sind und der Prüfer Zugriff hat. Nutzen Sie gegebenenfalls Cloud-Lösungen, um Ihre Unterlagen jederzeit und überall abrufen zu können. Achten Sie aber auch darauf, dass personenbezogene Daten geschützt werden.
Durch eine sorgfältige Vorbereitung können Sie den Ablauf einer Betriebsprüfung wesentlich erleichtern und mögliche Risiken minimieren.