Die E-Rechnungspflicht, die ab 2025 in Deutschland schrittweise eingeführt wird, bedeutet, dass Unternehmen in Zukunft ihre Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellen und versenden müssen. Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber auch die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Wir empfehlen einen speziellen Service dafür.
Die flächendeckende E-Rechnung ist ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung und soll verschiedene Vorteile bringen:
Effizienzsteigerung: Elektronische Rechnungen können schneller verarbeitet und archiviert werden, was zu einer Effizienzsteigerung in der Buchhaltung führt.
Fehlerreduzierung: Durch die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen werden Fehler bei der manuellen Datenerfassung minimiert.
Umweltschutz: Weniger Papierrechnungen schonen die Umwelt.
Bekämpfung von Steuerbetrug: Die E-Rechnung ermöglicht eine bessere Kontrolle der Umsatzsteuer und soll so zur Bekämpfung von Steuerbetrug beitragen.
Was bedeutet “strukturiertes elektronisches Format”?
Ein strukturiertes elektronisches Format bedeutet, dass die Rechnungsdaten nicht einfach nur als Bild (z.B. PDF) übermittelt werden, sondern in einem bestimmten Format vorliegen, das von Computern automatisch ausgelesen und verarbeitet werden kann. „Das strukturierte elektronische Daten-Format muss also verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen aktuell zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. Gleichwohl sind weitere Formate, wie beispielsweise die „französische“ Factur-X – zulässig, wenn sie die technischen Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 umsetzen“, informiert die IHK Rhein Main Neckar.
Wie wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?
Die Einführung erfolgt in mehreren Schritten:
Ab 1. Januar 2025: Grundsätzlich müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem bestimmten Jahresumsatz müssen elektronische Rechnungen versenden.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die Verpflichtung, darüber eine E-Rechnung auszustellen, betrifft Leistungen zwischen allen im Inland ansässigen, umsatzsteuerlichen Unternehmen. Ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen stellen.
2025 und 2026 sind außer E-Rechnungen auch Papierrechnungen und (wenn der Empfänger zustimmt) sonstige elektronische Rechnungen zulässig. Ab 2027 dürfen inländische Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz in 2026 nur noch E-Rechnungen schreiben. Ab 2028 müssen die Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung überall umgesetzt werden.
ACHTUNG: Die Übergangsregelungen gelten nur für Unternehmen, die Rechnungen ausstellen. Ab Januar 2025 sind inländische Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können, wenn sie von anderen inländischen Unternehmen kommen. Das gilt auch für Vereine, Kleinunternehmer und Nebenerwerbsbetriebe.
Was ist zu tun?
Unternehmen sollten sich spätestens jetzt mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen und sich über die genauen Anforderungen informieren. Es ist ratsam, einen IT-Berater oder Steuerberater einzubeziehen, um die Umstellung auf die E-Rechnung erfolgreich zu gestalten.
Wie unterstützen wir bei Anja Müller Betriebswirtschaftliche Beratung?
Für unsere Kunden empfehlen wir eine elektronische Schnittstelle beim Anbieter AGENDA für das Modul Faktura, mit der sie ab 2025 auch E-Rechnungen stellen können. Nach unserer Einschätzung ist das Angebot von AGENDA sehr preisgünstig. Unsere Software ist in der Lage, diese Daten dann direkt von Faktura nach Fibu anzunehmen.
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