In unseren letzten Beiträgen haben wir eine kleine Serie über Fehler in der Buchhaltung begonnen. Diesmal greifen wir das Thema „Buchungsbelege fehlen“ auf.
Dritter Fehler: Buchungsbelege fehlen
Lieferscheine, Tankbelege, Kassenzettel: Viele Buchungsbelege sammeln sich in der laufenden Geschäftstätigkeit an. Und: Sie müssen Sie aufbewahren, damit sie zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung kontrolliert werden können. Außerdem dürfen Sie Kosten nur dann steuerlich geltend machen, wenn Sie sie belegen können. Wie lange Sie was aufheben müssen, regelt unter anderem das Handelsgesetzbuch. Zur Einhaltung der Aufbewahrungsfrist sind alle Unternehmen verpflichtet, die eine Buchhaltung haben müssen. Außerdem gelten die Fristen auch dann noch, wenn es ein Unternehmen gar nicht mehr gibt.
Ordnung muss sein
Die einfachste Lösung zu vermeiden, dass Buchungsbelege fehlen, ist die Ordnung und strukturierte Ablage. Schaffen Sie sich ein sinnvolles, nachvollziehbares und vor allem praktikables System, wie Sie beispielsweise Barbelege, Überweisungen, aber auch Kreditkartenabrechnungen ablegen. Bestimmen Sie feste Zeiten oder Tage, an denen Sie die Unterlagen sichten und sortieren. Schaffen Sie sich klar voneinander abgegrenzte Ablagen für unterschiedliche Vorgänge.
Sie können Ihre Belege im Übrigen auch digitalisieren. Die Buchhaltung muss dann aber den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) genügen. Laut eines Schreibens des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2014 zum GoBD dürfen die Papierbelege nach dem Einscannen vernichtet werden, wenn keine außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften dagegensprechen. Nicht entsorgt werden dürfen beispielsweise Verträge oder Steuerbescheinigungen.
Einziger Haken: Wollen Sie die Papierflut durch Digitalisierung eindämmen, müssen Sie eine Verfahrensdokumentation für Ihre Belegablage erstellen. Aus ihr muss hervorgehen, wer welche Belege zu welchem Zeitpunkt im Unternehmen verarbeitet und wie Sie über Kontrollen sicherstellen, dass digitalisierter und Original-Beleg identisch sind.
Unser Büro unterstützt Sie gerne bei Ihrer ordnungsgemäßen Buchhaltung.