Ende März beginnen in Nordrhein-Westfalen die Osterferien 2026. In der Ferienzeit suchen viele Schüler und Studenten nach Möglichkeiten, ihr Budget aufzubessern – und Unternehmen gewinnen Mitarbeiter. Doch hinter dem unkomplizierten Image des „Ferienjobs“ verbirgt sich ein Geflecht aus Sozialversicherungsrecht und Steuerregeln.
Damit der personelle Segen nicht zum bürokratischen Fluch wird, müssen Buchhaltung und Personalabteilung genau hinschauen. Hier sind die fünf entscheidenden Punkte für eine rechtssichere Beschäftigung.
- Kurzfristige Beschäftigung als Königsweg
Die meisten Ferienjobs werden als kurzfristige Beschäftigung abgewickelt. Der große Vorteil: Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an – weder für den Arbeitgeber noch für den Arbeitnehmer.
Zeitgrenze: Die Beschäftigung darf im Kalenderjahr nicht mehr als 3 Monate (bei einer 5-Tage-Woche) oder insgesamt 70 Arbeitstage umfassen.
Wichtig: Vorbeschäftigungszeiten im selben Jahr zählen mit! Unternehmen sollten sich schriftlich bestätigen lassen, ob der Bewerber in diesem Jahr bereits woanders gearbeitet hat.
- Steuerliche Wahlmöglichkeiten: Lohnsteuerkarte vs. Pauschalierung
Bei der Versteuerung gibt es zwei gängige Wege:
Abrechnung über ELStAM: Erfolgt die Abrechnung über die Steuerklasse I, fällt bei Ferienjobs meist gar keine Lohnsteuer an, da der Verdienst unter dem Grundfreibetrag bleibt. Gezahlte Steuern können sich die Schüler/Studenten über die Steuererklärung zurückholen.
Pauschalversteuerung: Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) übernehmen. Das ist oft unbürokratischer, aber für das Unternehmen teurer.
- Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz
Auch für Ferienjobber gilt der gesetzliche Mindestlohn. Da Ferienjobs häufig im Fokus von Zollprüfungen stehen, ist eine saubere Dokumentation Pflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen zeitnah aufgezeichnet werden. Diese Unterlagen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
Ausnahme: Schüler unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung fallen nicht unter das Mindestlohngesetz – aus Gründen der Fairness und Nachwuchssicherung zahlen die meisten Betriebe ihn dennoch.
- Unfallversicherung: Schutz ab der ersten Sekunde
Auch wenn keine Beiträge zur Kranken- oder Rentenversicherung anfallen, besteht für Ferienjobber eine Versicherungspflicht in der gesetzlichen Unfallversicherung. Die Anmeldung erfolgt über die Berufsgenossenschaft. Der Schutz umfasst sowohl die Tätigkeit im Betrieb als auch den Weg zur Arbeit und nach Hause.
- Besonderheiten des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG)
Werden Schüler unter 18 Jahren eingestellt, greifen strikte Schutzvorschriften, die auch in der Personalakte vermerkt sein sollten:
Arbeitszeiten: Maximal 8 Stunden täglich und 40 Stunden pro Woche.
Ruhepausen: 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von 4,5 bis 6 Stunden; 60 Minuten bei mehr als 6 Stunden.
Nachtruhe: Beschäftigung meist nur zwischen 06:00 und 20:00 Uhr zulässig (mit branchenspezifischen Ausnahmen, z.B. in der Gastronomie).
Zusammenfassung der Abrechnungsarten
| Merkmal | Kurzfristige Beschäftigung | Minijob (Geringfügig) |
| Zeitgrenze | Max. 3 Monate / 70 Tage | Dauerhaft möglich |
| Verdienstgrenze | Keine | 2026: 603 € / Monat |
| Sozialversicherung | Beitragsfrei | Pauschalabgaben durch AG |
| Steuern | Lohnsteuerkarte oder 25% Pauschal | Meist 2% Pauschalsteuer |
Eine vollständige Personalakte ist bei Ferienjobbern die beste Versicherung gegen Nachfragen vom Finanzamt oder der Rentenversicherung.
Hier ist die kompakte Checkliste für die Unterlagen, die Sie vor dem ersten Arbeitstag anfordern sollten:
- Persönliche Stammdaten & Identifikation
[ ] Vollständiger Name und Anschrift
[ ] Geburtsdatum (Wichtig zur Prüfung des Jugendarbeitsschutzgesetzes)
[ ] Steuer-Identifikationsnummer (11-stellig, für den ELStAM-Abruf)
[ ] Rentenversicherungsnummer (Sozialversicherungsausweis)
[ ] Kopie eines gültigen Ausweises (Personalausweis oder Reisepass)
- Statusnachweise (Der Kern der Beitragsfreiheit)
[ ] Aktuelle Schul- oder Immatrikulationsbescheinigung: Belegt den Status als Schüler/Student (wichtig für die Abgrenzung zur Sozialversicherungspflicht).
[ ] Fragebogen zur Feststellung der Versicherungspflicht: Hier muss der Ferienjobber unterschreiben, ob und wie lange er im laufenden Kalenderjahr bereits anderweitig beschäftigt war (Anrechnung auf die 70-Tage-Regel).
[ ] Ggf. Kopie der Aufenthaltserlaubnis/Arbeitsgenehmigung: Bei Staatsangehörigen von außerhalb der EU/EWR.
- Bank- und Versicherungsinformationen
[ ] Bankverbindung (IBAN): Für die bargeldlose Gehaltszahlung.
[ ] Krankenkassennachweis: Auch bei beitragsfreien Jobs muss die Krankenkasse für die Meldungen bekannt sein.
- Jugendschutz & Arbeitssicherheit (Falls unter 18 Jahre)
[ ] Schriftliche Einwilligung der Erziehungsberechtigten: Ohne die Unterschrift der Eltern ist der Arbeitsvertrag rechtlich schwebend unwirksam.
[ ] Ärztliche Bescheinigung über die Erstuntersuchung: Nur erforderlich, wenn der Jugendliche länger als zwei Monate beschäftigt wird (§ 32 JArbSchG).
[ ] Nachweis über Sicherheitsunterweisung: Dokumentation, dass der Ferienjobber über Gefahren am Arbeitsplatz belehrt wurde.
- Vertragliches & Rechtliches
[ ] Befristeter Arbeitsvertrag: Schriftlich fixiert, mit konkretem Start- und Enddatum.
[ ] Nachweis über den Mindestlohn: Bestätigung der vereinbarten Stundenvergütung (unter Berücksichtigung der Ausnahmen für Minderjährige).
Pro-Tipp für die Buchhaltung: Lassen Sie sich den Fragebogen zu den Vorbeschäftigungen unbedingt vorArbeitsbeginn unterschreiben. Stellt sich bei einer späteren Prüfung heraus, dass die 70-Tage-Grenze durch einen verschwiegenen Vorjob überschritten wurde, drohen dem Unternehmen empfindliche Beitragsnachzahlungen.