Sie haben als Unternehmer – egal, welcher Größenordnung – eine Dienstleistung erbracht oder Waren verkauft und wollen nun eine Rechnung stellen? Damit das Finanzamt sie nicht moniert und Sie dadurch Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen, sollten Sie einige Pflichtangaben machen, die das Umsatzsteuergesetz vorschreibt.
Umsatzsteuergesetz regelt Form und Inhalt einer Rechnung
Was versteht man generell unter einer Rechnung? Im Umsatzsteuergesetz heißt es: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ Sie müssen also noch nicht einmal Rechnung darüberschreiben, sich wohl aber an verschiedene Formvorschriften halten.
Dazu sagt das Umsatzsteuergesetz (§14):
„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.“
Sie können eine Rechnung heutzutage sowohl in Papierform als auch elektronisch stellen und versenden. In früheren Jahren war der elektronische Versand nur mit einer elektronischen Signatur erlaubt. Mittlerweile dürfen Sie eine Rechnung völlig unkompliziert als E-Mail-Anhang dem Leistungsempfänger zukommen lassen.
Regeln zur Gestaltung der Rechnungsnummer
Ihre Rechnungen müssen einmalige Rechnungsnummern haben. Das heißt: Sie sind in der Gestaltung weitgehend frei. Wichtig ist aber, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird und das System logisch nachvollziehbar ist. Dafür kommen zum Beispiel fortlaufende Nummern oder Buchstaben oder eine Kombination aus beidem infrage. Wichtig ist nur die logische Chronologie.