Im Tagesgeschäft entstehen bei Projekt- oder Beratungsleistungen häufig zusätzliche Kosten – etwa durch Reisen, Unterkunft oder Verpflegung. Diese sogenannten Auslagen müssen Unternehmen bei der Rechnungsstellung korrekt erfassen und umsatzsteuerlich richtig einordnen. Entscheidend ist dabei, wie sie an den Auftraggeber weitergegeben werden.
Abrechnungsmodelle für Auslagen
In der Praxis haben sich drei Abrechnungsvarianten etabliert:
- Auslagen als umsatzsteuerpflichtige Nebenleistung zur Hauptleistung
- Einbeziehung der Kosten in den vereinbarten Gesamtpreis
- Separate Weiterbelastung der tatsächlich entstandenen Aufwendungen
- Nebenleistung zur Hauptleistung
Sind die zusätzlichen Aufwendungen Bestandteil des Leistungsumfangs, folgt ihre steuerliche Behandlung automatisch der Hauptleistung. Das bedeutet: Wird die Hauptleistung mit 19% Umsatzsteuer berechnet, sind auch die Auslagen mit 19 % zu versteuern. Bei einer Leistung mit ermäßigtem Steuersatz (7%) gilt dieser ebenso für die Nebenkosten.
Zu den häufigsten Positionen zählen Fahrten zum Kunden, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Kommunikationskosten sowie Porto und Versandmaterial. Die Originalbelege verbleiben beim leistenden Unternehmen und berechtigen – sofern Vorsteuerabzugsberechtigung vorliegt – zum Abzug der Vorsteuer sowie zur Anerkennung der Betriebsausgabe.
- Einpreisung im Gesamthonorar
Um Diskussionen über die Angemessenheit einzelner Auslagen zu vermeiden, empfiehlt sich häufig eine pauschale Kalkulation aller Nebenkosten innerhalb des Angebotspreises.
Die Rechnung an den Kunden weist dann keinen separaten Auslagenanteil mehr aus; sämtliche Aufwendungen sind bereits im Honorar enthalten. Für den Unternehmer bestehen dennoch Abzugs- und Vorsteueransprüche auf Basis der vorliegenden Originalbelege.
- Eigenständige Weiterbelastung von Auslagen
Wer Auslagen unabhängig von der eigentlichen Leistung weiterberechnet, muss diese in einer gesonderten Rechnung ausweisen. Dabei gilt: Es dürfen nur tatsächlich entstandene Kosten in belegter Höhe abgerechnet werden. Der anzuwendende Umsatzsteuersatz (19% oder 7%) ist separat auszuweisen. Werden Originalbelege an den Auftraggeber übergeben, müssen diese auf dessen Namen lauten, da nur dann ein Vorsteuerabzug möglich ist.
Die steuerliche Behandlung der Auslagen hängt also unmittelbar von ihrer vertraglichen Einordnung ab. Unternehmen sollten bereits in der Angebotsphase definieren, wie Reise- oder Nebenkosten abgerechnet werden. Klare Vereinbarungen und saubere Belegführung gewährleisten Rechtssicherheit und vermeiden spätere Korrekturen in der Umsatzsteuer.
Praxisbeispiel: Beratungsreise mit Reisekosten
Ein Beratungsunternehmen schließt mit einem Kunden einen Vertrag über eine betriebswirtschaftliche Analyse und ein anschließendes Strategieworkshop-Paket ab. Vereinbart ist ein Tagessatz von 1.500 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer. Außerdem übernimmt der Kunde die Reisekosten.
Im Zusammenhang mit einem Vor-Ort-Termin entstehen folgende Kosten:
– Bahnfahrt zum Kunden: 120 Euro brutto (19% Umsatzsteuer)
– Hotelübernachtung: 107 Euro brutto (7% Umsatzsteuer)
– Parkgebühren und ÖPNV: 30 Euro brutto (19% Umsatzsteuer)
Das Beratungsunternehmen wählt nun die Abrechnungsvariante „Nebenkosten als Nebenleistung zur Hauptleistung“ und stellt dem Kunden eine einheitliche Rechnung.
Umsetzung in der Rechnung
In der Rechnung können die Positionen beispielsweise so zusammengefasst werden:
– Beratungsleistung: 1.500 Euro netto
– Reisekostenpauschale (für Bahn, Hotel, lokale Transporte): 220 Euro netto (interne Umrechnung aus den Bruttobeträgen)
Da die Beratung der Regelbesteuerung von 19% unterliegt, werden sowohl die Beratungsleistung als auch die Reisekosten mit 19% Umsatzsteuer abgerechnet. Es spielt dabei keine Rolle, dass einzelne Kosten (z. B. die Hotelübernachtung) ursprünglich dem ermäßigten Steuersatz von 7% unterlagen.
Das Beratungsunternehmen behält alle Originalbelege, macht die Vorsteuer in voller Höhe geltend und setzt die Reisekosten zugleich als Betriebsausgabe an. Der Kunde erhält eine transparente Rechnung mit einheitlichem Steuersatz und kann – sofern vorsteuerabzugsberechtigt – die ausgewiesene Umsatzsteuer vollständig als Vorsteuer abziehen.