Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung geht in die nächste Phase – und für viele Unternehmen wird es langsam ernst. Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Noch arbeiten allerdings zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen mit PDF-Rechnungen, manuellen Freigaben oder papierbasierten Prozessen. Das Problem: Für viele endet die Übergangsfrist bereits Ende 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen verpflichtend versenden. Ein Jahr später gilt die Pflicht nahezu flächendeckend vor allem bei inländischen B2B-Umsätze zwischen Unternehmen. Damit wird 2026 für viele Betriebe zum wichtigen Vorbereitungsjahr.
Warum die E-Rechnung oft unterschätzt wird
Viele Unternehmen glauben noch immer, die Umstellung sei bereits erledigt, weil Rechnungen als PDF per E-Mail verschickt werden. Genau das reicht künftig aber nicht mehr aus. Eine echte E-Rechnung muss den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und strukturiert elektronisch verarbeitet werden können. In Deutschland sind dafür insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD relevant. Eine reine PDF-Datei gilt künftig steuerrechtlich nicht mehr als E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Vorgaben.
Die eigentliche Herausforderung liegt deshalb weniger im Versand als in den Prozessen dahinter. Denn mit der E-Rechnung verändern sich Abläufe in Buchhaltung, Archivierung, Freigabeprozessen und teilweise sogar im Einkauf oder Vertrieb.
Wo Unternehmen aktuell die größten Probleme haben
Besonders im Mittelstand zeigt sich derzeit ein ähnliches Bild: Die technische Grundlage ist häufig nur teilweise vorhanden. Viele Buchhaltungs- oder ERP-Systeme können strukturierte XML-Daten noch nicht zuverlässig verarbeiten. Gleichzeitig laufen Freigaben oft weiterhin manuell. Rechnungen werden ausgedruckt, abgeheftet oder lediglich als PDF gespeichert.
Auch die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern verändert sich. Große Unternehmen und öffentliche Auftraggeber erwarten zunehmend standardisierte digitale Prozesse. Wer hier technisch nicht kompatibel ist, riskiert Verzögerungen oder Rückweisungen von Rechnungen.
Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten
- Bestehende Systeme prüfen
Der wichtigste erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre aktuelle Buchhaltungs- oder ERP-Software überhaupt E-Rechnungen verarbeiten kann.
Dabei geht es nicht nur um den Empfang, sondern auch um:
- die automatische Verarbeitung von XML-Daten,
- die Erstellung normkonformer Rechnungen,
- und die revisionssichere Archivierung.
Ältere Systeme benötigen häufig Updates oder zusätzliche Schnittstellen. Wer damit erst Ende 2026 beginnt, gerät schnell unter Zeitdruck.
- Prozesse digitalisieren
Die E-Rechnung funktioniert am besten dort, wo Prozesse bereits weitgehend digital laufen. Unternehmen sollten deshalb ihre bisherigen Abläufe kritisch hinterfragen.
- Wie werden Rechnungen aktuell freigegeben?
- Gibt es noch papierbasierte Zwischenschritte?
- Werden Rechnungen manuell übertragen?
- Ist die Archivierung GoBD-konform?
Je mehr Medienbrüche bestehen, desto größer wird später der Umstellungsaufwand.
- Mitarbeiter frühzeitig einbinden
Die technische Umstellung allein reicht nicht aus. Viele Fehler entstehen später im Alltag durch Unsicherheit oder fehlendes Wissen. Mitarbeiter in Buchhaltung, Verwaltung und Einkauf sollten deshalb frühzeitig geschult werden. Besonders wichtig ist das Verständnis dafür, dass künftig der strukturierte Datensatz – also die XML-Datei – rechtlich entscheidend ist und nicht nur die sichtbare PDF-Version.
- Kunden und Lieferanten ansprechen
Viele Unternehmen konzentrieren sich auf ihre internen Systeme. Dabei hängt die spätere Praxistauglichkeit stark von Geschäftspartnern ab. Deshalb lohnt es sich bereits jetzt zu klären:
- Welche Formate akzeptieren Kunden?
- Wird XRechnung oder ZUGFeRD genutzt?
- Gibt es bestimmte Portale oder Plattformen?
- Wie sollen Rechnungen künftig übertragen werden?
Frühzeitige Abstimmungen vermeiden spätere Probleme im Tagesgeschäft.
- Verträge und Richtlinien überprüfen
Auch rechtlich sollten Unternehmen die Umstellung nicht unterschätzen. In älteren Verträgen oder AGB finden sich häufig noch Formulierungen wie „Rechnungsversand per Post“ oder „Versand als PDF“. Diese Regelungen passen oft nicht mehr zu den neuen gesetzlichen Anforderungen. Ebenso wichtig ist die Dokumentation interner Prozesse – insbesondere im Hinblick auf GoBD und steuerliche Nachvollziehbarkeit.
Check: Bin ich 2027 E-Rechnungs-ready?
Unternehmen sollten sich spätestens 2026 diese Fragen beantworten können:
- Kann unsere Software XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten?
- Können wir E-Rechnungen gesetzeskonform archivieren?
- Sind Freigabe- und Prüfprozesse digital organisiert?
- Gibt es klare Verantwortlichkeiten?
- Wurden Mitarbeiter geschult?
- Sind Kunden- und Lieferantenprozesse abgestimmt?
- Entsprechen Verträge und interne Richtlinien den neuen Anforderungen?
Wer mehrere Punkte noch nicht sicher beantworten kann, sollte die Vorbereitung zeitnah starten – bevor aus der Übergangsphase plötzlich Zeitdruck wird.