Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung geht in die nächste Phase – und für viele Unternehmen wird es langsam ernst. Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Noch arbeiten allerdings zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen mit PDF-Rechnungen, manuellen Freigaben oder papierbasierten Prozessen. Das Problem: Für viele endet die Übergangsfrist bereits Ende 2026.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen verpflichtend versenden. Ein Jahr später gilt die Pflicht nahezu flächendeckend vor allem bei inländischen B2B-Umsätze zwischen Unternehmen. Damit wird 2026 für viele Betriebe zum wichtigen Vorbereitungsjahr.

Warum die E-Rechnung oft unterschätzt wird

Viele Unternehmen glauben noch immer, die Umstellung sei bereits erledigt, weil Rechnungen als PDF per E-Mail verschickt werden. Genau das reicht künftig aber nicht mehr aus. Eine echte E-Rechnung muss den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und strukturiert elektronisch verarbeitet werden können. In Deutschland sind dafür insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD relevant. Eine reine PDF-Datei gilt künftig steuerrechtlich nicht mehr als E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Vorgaben.

Die eigentliche Herausforderung liegt deshalb weniger im Versand als in den Prozessen dahinter. Denn mit der E-Rechnung verändern sich Abläufe in Buchhaltung, Archivierung, Freigabeprozessen und teilweise sogar im Einkauf oder Vertrieb.

Wo Unternehmen aktuell die größten Probleme haben

Besonders im Mittelstand zeigt sich derzeit ein ähnliches Bild: Die technische Grundlage ist häufig nur teilweise vorhanden. Viele Buchhaltungs- oder ERP-Systeme können strukturierte XML-Daten noch nicht zuverlässig verarbeiten. Gleichzeitig laufen Freigaben oft weiterhin manuell. Rechnungen werden ausgedruckt, abgeheftet oder lediglich als PDF gespeichert.

Auch die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern verändert sich. Große Unternehmen und öffentliche Auftraggeber erwarten zunehmend standardisierte digitale Prozesse. Wer hier technisch nicht kompatibel ist, riskiert Verzögerungen oder Rückweisungen von Rechnungen.

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

1. Bestehende Systeme prüfen

Der wichtigste erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre aktuelle Buchhaltungs- oder ERP-Software überhaupt E-Rechnungen verarbeiten kann.

Dabei geht es nicht nur um den Empfang, sondern auch um:

•    die automatische Verarbeitung von XML-Daten,
•    die Erstellung normkonformer Rechnungen,
•    und die revisionssichere Archivierung.

Ältere Systeme benötigen häufig Updates oder zusätzliche Schnittstellen. Wer damit erst Ende 2026 beginnt, gerät schnell unter Zeitdruck.

2. Prozesse digitalisieren

Die E-Rechnung funktioniert am besten dort, wo Prozesse bereits weitgehend digital laufen. Unternehmen sollten deshalb ihre bisherigen Abläufe kritisch hinterfragen.

•    Wie werden Rechnungen aktuell freigegeben?
•    Gibt es noch papierbasierte Zwischenschritte?
•    Werden Rechnungen manuell übertragen?
•    Ist die Archivierung GoBD-konform?

Je mehr Medienbrüche bestehen, desto größer wird später der Umstellungsaufwand.

3. Mitarbeiter frühzeitig einbinden

Die technische Umstellung allein reicht nicht aus. Viele Fehler entstehen später im Alltag durch Unsicherheit oder fehlendes Wissen. Mitarbeiter in Buchhaltung, Verwaltung und Einkauf sollten deshalb frühzeitig geschult werden. Besonders wichtig ist das Verständnis dafür, dass künftig der strukturierte Datensatz – also die XML-Datei – rechtlich entscheidend ist und nicht nur die sichtbare PDF-Version.

4. Kunden und Lieferanten ansprechen

Viele Unternehmen konzentrieren sich auf ihre internen Systeme. Dabei hängt die spätere Praxistauglichkeit stark von Geschäftspartnern ab. Deshalb lohnt es sich bereits jetzt zu klären:

•    Welche Formate akzeptieren Kunden?
•    Wird XRechnung oder ZUGFeRD genutzt?
•    Gibt es bestimmte Portale oder Plattformen?
•    Wie sollen Rechnungen künftig übertragen werden?

Frühzeitige Abstimmungen vermeiden spätere Probleme im Tagesgeschäft.

5. Verträge und Richtlinien überprüfen

Auch rechtlich sollten Unternehmen die Umstellung nicht unterschätzen. In älteren Verträgen oder AGB finden sich häufig noch Formulierungen wie „Rechnungsversand per Post“ oder „Versand als PDF“. Diese Regelungen passen oft nicht mehr zu den neuen gesetzlichen Anforderungen. Ebenso wichtig ist die Dokumentation interner Prozesse – insbesondere im Hinblick auf GoBD und steuerliche Nachvollziehbarkeit.

Check: Bin ich 2027 E-Rechnungs-ready?

Unternehmen sollten sich spätestens 2026 diese Fragen beantworten können:

•    Kann unsere Software XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten?
•    Können wir E-Rechnungen gesetzeskonform archivieren?
•    Sind Freigabe- und Prüfprozesse digital organisiert?
•    Gibt es klare Verantwortlichkeiten?
•    Wurden Mitarbeiter geschult?
•    Sind Kunden- und Lieferantenprozesse abgestimmt?
•    Entsprechen Verträge und interne Richtlinien den neuen Anforderungen?

Wer mehrere Punkte noch nicht sicher beantworten kann, sollte die Vorbereitung zeitnah starten – bevor aus der Übergangsphase plötzlich Zeitdruck wird.

Der befristete Tankrabatt für die Monate Mai und Juni 2026 soll an den Zapfsäulen für Entlastung sorgen. Doch was bedeutet die Absenkung der Energiesteuer für Ihr Unternehmen? Während die Preissenkung auf den ersten Blick eine reine Erleichterung darstellt, erfordert sie im Hintergrund eine präzise steuerliche und buchhalterische Dokumentation.

Warum das Thema Tankrabatt für Ihren Betrieb zählt

Auch wenn die Bundesregierung den Rabatt nur für zwei Monate angesetzt hat, ist sie für viele Betriebe wirtschaftlich relevant. Da ein Großteil der deutschen Firmenflotten weiterhin mit Verbrennungsmotoren betrieben wird, wirkt sich die Senkung um knapp 17 Cent pro Liter direkt auf Ihre monatlichen Betriebskosten aus. Für Speditionen, Logistikdienstleister oder Handwerksbetriebe kann das eine spürbare Entlastung der Liquidität bedeuten, die in der Kostenkalkulation für das zweite Quartal unbedingt berücksichtigt werden sollte.

Steuerliche Konsequenzen im Detail

Die steuerliche Behandlung ist weniger komplex, da es sich um eine Senkung der Verbrauchssteuer direkt an der Zapfsäule handelt. Dennoch ergeben sich zwei zentrale Aspekte für Ihre Finanzbuchhaltung:

Anpassung der Bemessungsgrundlage: Da die Energiesteuer ein direkter Preisbestandteil ist, sinkt mit dem Bruttopreis an der Zapfsäule auch die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer. Dies führt dazu, dass Sie absolut gesehen einen geringeren Vorsteuerbetrag geltend machen können, da dieser anteilig auf den reduzierten Preis berechnet wird.

Betriebsausgabenabzug: An der steuerlichen Absetzbarkeit von Kraftstoffkosten als Betriebsausgabe ändert sich grundsätzlich nichts. Sie erfassen die Kosten wie gewohnt – jedoch eben auf Basis der niedrigeren Bruttobeträge.

Drei Tipps für Ihre Buchhaltung

Damit die Abrechnung der Monate Mai und Juni reibungslos gelingt, sollten Sie folgende Punkte umsetzen:

1. Systeme prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Tankkarten-System die Preissenkungen korrekt übernimmt, um Differenzen in der Vorsteueranmeldung zu vermeiden.
2. Belegqualität sichern: Die formale Anforderung an Tankquittungen bleibt identisch. Auch bei niedrigeren Kosten müssen alle Pflichtangaben nach § 15 UStG erfüllt sein, damit der Vorsteuerabzug vom Finanzamt anerkannt wird.
3. Sammelrechnungen abgleichen: Wenn Sie Tankkarten nutzen, kontrollieren Sie die monatlichen Sammelrechnungen. Da der Rabatt an der Zapfsäule gewährt wird, sollte dieser automatisch in Ihren Abrechnungen korrekt ausgewiesen sein; ein kurzer Abgleich mit den getankten Mengen schützt Sie vor Fehlern.

Durch eine gewissenhafte Dokumentation in diesen zwei Monaten stellen Sie sicher, dass Sie die finanzielle Entlastung vollständig ausschöpfen, ohne dabei den administrativen Aufwand durch korrekturpflichtige Fehler zu erhöhen.

Die private Nutzung von Firmenwagen steht seit jeher im Fokus der Betriebsprüfungen. Ein aktueller Beschluss des Bundesfinanzhofs (BFH vom 17.12.2025, Az. I B 17/24) sorgt nun für mehr Klarheit, verschärft aber gleichzeitig die Anforderungen an die Dokumentation in Ihrem Unternehmen.

Worum geht es?

Wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer (GGF) einen betrieblichen Pkw privat nutzt, stellt sich steuerrechtlich eine entscheidende Frage: Ist dies als Arbeitslohn zu versteuern oder liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vor?

Der BFH hat klargestellt:

vGA statt Lohn: Erfolgt die Nutzung ohne eine klare, im Voraus getroffene Vereinbarung, wird sie als vGA gewertet. Das ist steuerlich besonders nachteilig, da diese den Gewinn der GmbH nicht mindern darf.
Der Anscheinsbeweis: Das Finanzamt unterstellt oft pauschal, dass ein zur Verfügung stehender Wagen auch privat genutzt wird. Der BFH betont nun, dass dieser “Beweis des ersten Anscheins” nicht willkürlich angewandt werden darf – es müssen konkrete Indizien für eine Privatnutzung vorliegen.

Was bedeutet das für Sie?

Die Finanzverwaltung prüft künftig genauer, ob die organisatorischen Rahmenbedingungen in Ihrem Betrieb zur steuerlichen Behandlung passen. Fehlen klare Regeln, drohen hohe Steuernachzahlungen und Zinslasten.

Unsere Checkliste für Ihren Fuhrpark

1. Schriftliche Nutzungsvereinbarung: Prüfen Sie, ob in den Anstellungsverträgen Ihrer Geschäftsführer explizite Regelungen zur Privatnutzung enthalten sind.
2. Nutzungsverbote ernst nehmen: Wenn eine Privatnutzung untersagt ist, sollte dieses Verbot auch faktisch gelebt und dokumentiert werden (z. B. Schlüsselverwahrung im Betrieb nach Feierabend).
3. Fahrtenbuch vs. 1%-Regelung: Stellen Sie sicher, dass bei erlaubter Privatnutzung die gewählte Methode (Fahrtenbuch oder Pauschalwertmethode) lückenlos und zeitnah umgesetzt wird.
4. Keine Selbstverständlichkeiten: Gehen Sie nicht davon aus, dass eine “stillschweigende Duldung” steuerlich anerkannt wird. Jede Nutzung braucht eine Rechtsgrundlage.

Das Urteil ist eine gute Nachricht, da es pauschale Unterstellungen der Finanzämter begrenzt. Es ist jedoch gleichzeitig eine Mahnung, die interne Dokumentation rechtssicher zu gestalten.

Haben Sie Fragen zur Gestaltung Ihrer Geschäftsführer-Verträge oder zur optimalen Versteuerung Ihres Fuhrparks? Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Firmenwagen-Regelungen steuerlich sicher zu machen.

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

heute wende ich mich mit einer Nachricht an Sie, die mir sehr am Herzen liegt. Wie viele von Ihnen wissen, begleite ich meine Kunden und ihre Projekte mit dem Büro Anja Müller Betriebswirtschaftliche Beratung in Haan seit vielen Jahren mit großer Leidenschaft.

Doch auch für mich kommt irgendwann die Zeit, den Blick in Richtung Zukunft zu lenken. Um sicherzustellen, dass sowohl meine Kunden als auch mein geschätztes Team langfristig in den besten Händen sind, habe ich eine wichtige Entscheidung getroffen:

Zum 1. April 2026 übergebe ich mein Business an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Markus Miklis von der Kanzlei Miklis.

Warum dieser Schritt?

Mir ist es wichtig, den Übergang vorausschauend und in aller Ruhe zu gestalten. Markus Miklis (www.kanzleimiklis.de) teilt meine Werte von Zuverlässigkeit und hoher Qualität. Besonders wichtig war mir bei dieser Entscheidung, dass meine Mitarbeiterinnen weiterhin einen sicheren und modernen Arbeitsplatz haben – und das ist bei Markus Miklis absolut gewährleistet.

Was ändert sich für meine Kunden?

Die kurze Antwort: Für sie bleibt die gewohnte Qualität erhalten!

Ansprechpartnerinnen: Ich bleibe noch einige Jahre als Prokuristin in der Kanzlei Miklis tätig. Auch mein Team bleibt an Bord, gemeinsam stehen wir unseren Kunden weiterhin wie gewohnt zur Seite.
Kontinuität: Laufende Projekte und Vereinbarungen werden nahtlos weitergeführt.
Neue Synergien: Durch die Anbindung an die Kanzlei Miklis profitieren Sie künftig von noch breiterer Expertise rund um Steuerberatung und betriebswirtschaftliche Beratung.

Ich werde den Übergang also noch eine Zeit lang begleiten, bevor ich mich in ein paar Jahren endgültig verabschiede.

Ich danke allen Kunden, Geschäftspartner und Freunden von Herzen für das Vertrauen, das sie mir über die Jahre geschenkt haben. Ich bin fest davon überzeugt, dass diese neue Konstellation für uns alle ein Gewinn ist und freue mich auf die weitere Zusammenarbeit unter neuem Dach.

Herzliche Grüße,

Ihre Anja Müller

Wer ins Unternehmen investiert, denkt oft zuerst an Bankgespräche und das mulmige Gefühl vor großen Ausgaben. Doch was, wenn sich Investitionen so planen ließen, dass sie den Betrieb kaum „erschüttern“, sondern ihn Schritt für Schritt stärken? Der Investitionsabzugsbetrag ist dafür gemacht: Er macht Anschaffungen zum gut kalkulierbaren Projekt – und wird damit zum strategischen Werkzeug für alle, die ihren Betrieb fit für die Zukunft machen wollen.

Der Investitionsabzugsbetrag lässt sich am besten als Instrument der Investitionsplanung verstehen. Im Kern geht es darum, dass ein Unternehmen zukünftige Anschaffungen frühzeitig in seine Finanzplanung einbezieht. Wer weiß, dass in den nächsten Jahren etwa eine neue Maschine, ein Transporter oder moderne Büroausstattung nötig wird, kann diese Investition schon in der Gegenwart „mitdenken“ und sich finanziell darauf einstellen.

Das gilt für den Investitionsabzugsbetrag

Mit dem Investitionsabzugsbetrag (IAB) können kleine und mittlere Unternehmen bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten geplanter Investitionen in abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (z.B. Maschinen, Fahrzeuge, Büroausstattung) bereits drei Jahre vor der tatsächlichen Anschaffung gewinnmindernd abziehen. Der IAB darf dabei höchstens 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten betragen, die Summe aller offenen IABs maximal 200.000 Euro. Voraussetzung ist u.a., dass der Gewinn vor IAB einen bestimmten Höchstbetrag (aktuell 200.000 €) nicht überschreitet.

Für den Betrieb bedeutet das vor allem eines: mehr Spielraum bei der Liquidität. Wenn geplante Investitionen frühzeitig berücksichtigt werden, bleibt im Alltag mehr Geld für andere Ausgaben und für Sicherheitspuffer verfügbar. Gerade kleineren und mittleren Unternehmen kann das helfen, größere Anschaffungen als gut vorbereiteten Schritt zu machen. Der Investitionsabzugsbetrag ist damit ein Werkzeug, das Planbarkeit schafft und die Finanzierung von Zukunftsprojekten erleichtert.

Unternehmen sinnvoll weiterentwickeln

Wichtig ist die Perspektive: Es geht nicht darum, „irgendwelche Steuervorteile mitzunehmen“, sondern Investitionen sinnvoll in den Entwicklungsweg des Unternehmens einzubetten. Wer regelmäßig Technik erneuern oder seinen Fuhrpark modern halten muss, kann den Investitionsabzugsbetrag in seine mittelfristige Strategie einbauen. So wird aus einer steuerlichen Regelung ein Baustein der Unternehmensführung: Investitionen werden bewusst geplant, dokumentiert und Schritt für Schritt umgesetzt.

Damit das gelingt, braucht es vor allem Klarheit über die eigenen Ziele: Welche Anschaffungen stehen in den nächsten Jahren an? Welche davon sind wirklich notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben oder neue Leistungen anbieten zu können? Wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich der Investitionsabzugsbetrag nutzen, um diese Entwicklung finanziell zu begleiten – als Unterstützung einer vorausschauenden, unternehmerischen Planung, nicht als rein steuerliches Detail.

Wenn Sie mehr über den Investitionsabzugsbetrag erfahren wollen, wie Sie ihn für Ihr Unternehmen nutzen können und wie er richtig gebucht wird, sprechen Sie mit uns. Wir beraten Sie gern!

Im Tagesgeschäft entstehen bei Projekt- oder Beratungsleistungen häufig zusätzliche Kosten – etwa durch Reisen, Unterkunft oder Verpflegung. Diese sogenannten Auslagen müssen Unternehmen bei der Rechnungsstellung korrekt erfassen und umsatzsteuerlich richtig einordnen. Entscheidend ist dabei, wie sie an den Auftraggeber weitergegeben werden.

Abrechnungsmodelle für Auslagen

In der Praxis haben sich drei Abrechnungsvarianten etabliert:

1. Auslagen als umsatzsteuerpflichtige Nebenleistung zur Hauptleistung
2. Einbeziehung der Kosten in den vereinbarten Gesamtpreis
3. Separate Weiterbelastung der tatsächlich entstandenen Aufwendungen

1. Nebenleistung zur Hauptleistung

Sind die zusätzlichen Aufwendungen Bestandteil des Leistungsumfangs, folgt ihre steuerliche Behandlung automatisch der Hauptleistung. Das bedeutet: Wird die Hauptleistung mit 19% Umsatzsteuer berechnet, sind auch die Auslagen mit 19 % zu versteuern. Bei einer Leistung mit ermäßigtem Steuersatz (7%) gilt dieser ebenso für die Nebenkosten.

Zu den häufigsten Positionen zählen Fahrten zum Kunden, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Kommunikationskosten sowie Porto und Versandmaterial. Die Originalbelege verbleiben beim leistenden Unternehmen und berechtigen – sofern Vorsteuerabzugsberechtigung vorliegt – zum Abzug der Vorsteuer sowie zur Anerkennung der Betriebsausgabe.

2. Einpreisung im Gesamthonorar

Um Diskussionen über die Angemessenheit einzelner Auslagen zu vermeiden, empfiehlt sich häufig eine pauschale Kalkulation aller Nebenkosten innerhalb des Angebotspreises.

Die Rechnung an den Kunden weist dann keinen separaten Auslagenanteil mehr aus; sämtliche Aufwendungen sind bereits im Honorar enthalten. Für den Unternehmer bestehen dennoch Abzugs- und Vorsteueransprüche auf Basis der vorliegenden Originalbelege.

3. Eigenständige Weiterbelastung von Auslagen

Wer Auslagen unabhängig von der eigentlichen Leistung weiterberechnet, muss diese in einer gesonderten Rechnung ausweisen. Dabei gilt: Es dürfen nur tatsächlich entstandene Kosten in belegter Höhe abgerechnet werden. Der anzuwendende Umsatzsteuersatz (19% oder 7%) ist separat auszuweisen. Werden Originalbelege an den Auftraggeber übergeben, müssen diese auf dessen Namen lauten, da nur dann ein Vorsteuerabzug möglich ist.

Die steuerliche Behandlung der Auslagen hängt also unmittelbar von ihrer vertraglichen Einordnung ab. Unternehmen sollten bereits in der Angebotsphase definieren, wie Reise- oder Nebenkosten abgerechnet werden. Klare Vereinbarungen und saubere Belegführung gewährleisten Rechtssicherheit und vermeiden spätere Korrekturen in der Umsatzsteuer.

Praxisbeispiel: Beratungsreise mit Reisekosten

Ein Beratungsunternehmen schließt mit einem Kunden einen Vertrag über eine betriebswirtschaftliche Analyse und ein anschließendes Strategieworkshop-Paket ab. Vereinbart ist ein Tagessatz von 1.500 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer. Außerdem übernimmt der Kunde die Reisekosten.

Im Zusammenhang mit einem Vor-Ort-Termin entstehen folgende Kosten:

– Bahnfahrt zum Kunden: 120 Euro brutto (19% Umsatzsteuer)​
– Hotelübernachtung: 107 Euro brutto (7% Umsatzsteuer)​
– Parkgebühren und ÖPNV: 30 Euro brutto (19% Umsatzsteuer)

Das Beratungsunternehmen wählt nun die Abrechnungsvariante „Nebenkosten als Nebenleistung zur Hauptleistung“ und stellt dem Kunden eine einheitliche Rechnung.

Umsetzung in der Rechnung

In der Rechnung können die Positionen beispielsweise so zusammengefasst werden:

– Beratungsleistung: 1.500 Euro netto
– Reisekostenpauschale (für Bahn, Hotel, lokale Transporte): 220 Euro netto (interne Umrechnung aus den Bruttobeträgen)

Da die Beratung der Regelbesteuerung von 19% unterliegt, werden sowohl die Beratungsleistung als auch die Reisekosten mit 19% Umsatzsteuer abgerechnet. Es spielt dabei keine Rolle, dass einzelne Kosten (z. B. die Hotelübernachtung) ursprünglich dem ermäßigten Steuersatz von 7% unterlagen.

Das Beratungsunternehmen behält alle Originalbelege, macht die Vorsteuer in voller Höhe geltend und setzt die Reisekosten zugleich als Betriebsausgabe an. Der Kunde erhält eine transparente Rechnung mit einheitlichem Steuersatz und kann – sofern vorsteuerabzugsberechtigt – die ausgewiesene Umsatzsteuer vollständig als Vorsteuer abziehen.

Ende März beginnen in Nordrhein-Westfalen die Osterferien 2026. In der Ferienzeit suchen viele Schüler und Studenten nach Möglichkeiten, ihr Budget aufzubessern – und Unternehmen gewinnen Mitarbeiter. Doch hinter dem unkomplizierten Image des „Ferienjobs“ verbirgt sich ein Geflecht aus Sozialversicherungsrecht und Steuerregeln.

Damit der personelle Segen nicht zum bürokratischen Fluch wird, müssen Buchhaltung und Personalabteilung genau hinschauen. Hier sind die fünf entscheidenden Punkte für eine rechtssichere Beschäftigung.

1. Kurzfristige Beschäftigung als Königsweg

Die meisten Ferienjobs werden als kurzfristige Beschäftigung abgewickelt. Der große Vorteil: Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an – weder für den Arbeitgeber noch für den Arbeitnehmer.

Zeitgrenze: Die Beschäftigung darf im Kalenderjahr nicht mehr als 3 Monate (bei einer 5-Tage-Woche) oder insgesamt 70 Arbeitstage umfassen.

Wichtig: Vorbeschäftigungszeiten im selben Jahr zählen mit! Unternehmen sollten sich schriftlich bestätigen lassen, ob der Bewerber in diesem Jahr bereits woanders gearbeitet hat.

2. Steuerliche Wahlmöglichkeiten: Lohnsteuerkarte vs. Pauschalierung

Bei der Versteuerung gibt es zwei gängige Wege:

Abrechnung über ELStAM: Erfolgt die Abrechnung über die Steuerklasse I, fällt bei Ferienjobs meist gar keine Lohnsteuer an, da der Verdienst unter dem Grundfreibetrag bleibt. Gezahlte Steuern können sich die Schüler/Studenten über die Steuererklärung zurückholen.

Pauschalversteuerung: Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) übernehmen. Das ist oft unbürokratischer, aber für das Unternehmen teurer.

3. Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz

Auch für Ferienjobber gilt der gesetzliche Mindestlohn. Da Ferienjobs häufig im Fokus von Zollprüfungen stehen, ist eine saubere Dokumentation Pflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen zeitnah aufgezeichnet werden. Diese Unterlagen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

Ausnahme: Schüler unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung fallen nicht unter das Mindestlohngesetz – aus Gründen der Fairness und Nachwuchssicherung zahlen die meisten Betriebe ihn dennoch.

4. Unfallversicherung: Schutz ab der ersten Sekunde

Auch wenn keine Beiträge zur Kranken- oder Rentenversicherung anfallen, besteht für Ferienjobber eine Versicherungspflicht in der gesetzlichen Unfallversicherung. Die Anmeldung erfolgt über die Berufsgenossenschaft. Der Schutz umfasst sowohl die Tätigkeit im Betrieb als auch den Weg zur Arbeit und nach Hause.

5. Besonderheiten des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG)

Werden Schüler unter 18 Jahren eingestellt, greifen strikte Schutzvorschriften, die auch in der Personalakte vermerkt sein sollten:

Arbeitszeiten: Maximal 8 Stunden täglich und 40 Stunden pro Woche.
Ruhepausen: 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von 4,5 bis 6 Stunden; 60 Minuten bei mehr als 6 Stunden.
Nachtruhe: Beschäftigung meist nur zwischen 06:00 und 20:00 Uhr zulässig (mit branchenspezifischen Ausnahmen, z.B. in der Gastronomie).

Zusammenfassung der Abrechnungsarten

Merkmal	Kurzfristige Beschäftigung	Minijob (Geringfügig)
Zeitgrenze	Max. 3 Monate / 70 Tage	Dauerhaft möglich
Verdienstgrenze	Keine	2026: 603 € / Monat
Sozialversicherung	Beitragsfrei	Pauschalabgaben durch AG
Steuern	Lohnsteuerkarte oder 25% Pauschal	Meist 2% Pauschalsteuer

 

Eine vollständige Personalakte ist bei Ferienjobbern die beste Versicherung gegen Nachfragen vom Finanzamt oder der Rentenversicherung.

Hier ist die kompakte Checkliste für die Unterlagen, die Sie vor dem ersten Arbeitstag anfordern sollten:

1. Persönliche Stammdaten & Identifikation

[ ] Vollständiger Name und Anschrift
[ ] Geburtsdatum (Wichtig zur Prüfung des Jugendarbeitsschutzgesetzes)
[ ] Steuer-Identifikationsnummer (11-stellig, für den ELStAM-Abruf)
[ ] Rentenversicherungsnummer (Sozialversicherungsausweis)
[ ] Kopie eines gültigen Ausweises (Personalausweis oder Reisepass)

2. Statusnachweise (Der Kern der Beitragsfreiheit)

[ ] Aktuelle Schul- oder Immatrikulationsbescheinigung: Belegt den Status als Schüler/Student (wichtig für die Abgrenzung zur Sozialversicherungspflicht).
[ ] Fragebogen zur Feststellung der Versicherungspflicht: Hier muss der Ferienjobber unterschreiben, ob und wie lange er im laufenden Kalenderjahr bereits anderweitig beschäftigt war (Anrechnung auf die 70-Tage-Regel).

[ ] Ggf. Kopie der Aufenthaltserlaubnis/Arbeitsgenehmigung: Bei Staatsangehörigen von außerhalb der EU/EWR.

3. Bank- und Versicherungsinformationen

[ ] Bankverbindung (IBAN): Für die bargeldlose Gehaltszahlung.
[ ] Krankenkassennachweis: Auch bei beitragsfreien Jobs muss die Krankenkasse für die Meldungen bekannt sein.

4. Jugendschutz & Arbeitssicherheit (Falls unter 18 Jahre)

[ ] Schriftliche Einwilligung der Erziehungsberechtigten: Ohne die Unterschrift der Eltern ist der Arbeitsvertrag rechtlich schwebend unwirksam.
[ ] Ärztliche Bescheinigung über die Erstuntersuchung: Nur erforderlich, wenn der Jugendliche länger als zwei Monate beschäftigt wird (§ 32 JArbSchG).
[ ] Nachweis über Sicherheitsunterweisung: Dokumentation, dass der Ferienjobber über Gefahren am Arbeitsplatz belehrt wurde.

5. Vertragliches & Rechtliches

[ ] Befristeter Arbeitsvertrag: Schriftlich fixiert, mit konkretem Start- und Enddatum.
[ ] Nachweis über den Mindestlohn: Bestätigung der vereinbarten Stundenvergütung (unter Berücksichtigung der Ausnahmen für Minderjährige).

Pro-Tipp für die Buchhaltung: Lassen Sie sich den Fragebogen zu den Vorbeschäftigungen unbedingt vorArbeitsbeginn unterschreiben. Stellt sich bei einer späteren Prüfung heraus, dass die 70-Tage-Grenze durch einen verschwiegenen Vorjob überschritten wurde, drohen dem Unternehmen empfindliche Beitragsnachzahlungen.

 

Obwohl die Zusatzabgabe für den Großteil der Steuerpflichtigen bereits 2021 abgeschafft wurde, bleibt sie für bestimmte Gruppen weiterhin Realität. Vor allem Personen mit hohem Einkommen, Investoren und Unternehmen müssen die 5,5-prozentige Abgabe weiterhin einplanen. Hier erfahren Sie, welche Regelungen und Freigrenzen aktuell gelten.

Die Freigrenzen für Gutverdiener

Seit der Reform im Jahr 2021 ist die Zahlungspflicht an die Höhe der festgesetzten Einkommen-steuer gekoppelt. Nur wer über bestimmte Schwellenwerte kommt, zahlt den „Soli“.

Übersicht der Freigrenzen nach Jahren:

Jahr	Singles (Ledige)	Verheiratete (Zusammenveranlagung)
2021/2022	16.956 €	33.912 €
2023	17.543 €	35.086 €
2024	18.130 €	36.260 €
2025	19.950 €	39.900 €
2026	20.350 €	40.700 €

Wichtig: Wer knapp über der Grenze liegt, zahlt nicht sofort den vollen Satz. Durch eine sogenannte Milderungszone steigt die Belastung schrittweise an, sodass der effektive Prozentsatz oft deutlich unter 5,5% liegt. Ein Beispiel: Eine alleinstehende Person mit 100.000 € zu versteuerndem Einkommen im Jahr 2025 zahlt durch diese Regelung nur rund 1,9% Soli auf ihre Steuerschuld.

Sonderfall: Pauschale Lohnsteuer

Unabhängig von der individuellen Einkommenshöhe fällt der Solidaritätszuschlag immer dann an, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschaliert (§ 40 ff. EStG). Dies betrifft unter anderem:

Fahrtkostenzuschüsse (Wohnung/Arbeit) bei 15% Pauschalsteuer.
Mahlzeitengestellung oder Erholungsbeihilfen (25% Pauschalsteuer).
Betriebsveranstaltungen, sofern die Freigrenze von 110 € pro Kopf überschritten wird.
Sachzuwendungen an Kunden oder Mitarbeiter nach § 37b EStG (30% Pauschalsteuer).

Ausnahme: Bei Minijobs (2% Pauschsteuer) wird kein zusätzlicher Solidaritätszuschlag erhoben.

Abwicklung über die Gehaltsabrechnung

Arbeitgeber müssen den Soli monatlich einbehalten, sofern die Lohnsteuer die monatlichen Grenzwerte überschreitet. Für die Jahre 2025 und 2026 gelten folgende Werte für den Lohnsteuerabzug:

2025: 1.662,50 € (Ledige) / 3.325,00 € (Verheiratete)
2026: 1.695,83 € (Ledige) / 3.391,67 € (Verheiratete)

Belastung für Anleger und Kapitalgesellschaften

Im Bereich der Kapitalanlagen gibt es keine Entlastung. Sobald Kapitalerträge den Sparer-Pauschbetrag (1.000 € für Singles / 2.000 € für Paare) übersteigen, fallen auf die Abgeltungsteuer zwingend 5,5% Soli an. Dies trifft auch Sparer mit geringem Gesamteinkommen.

Ebenso bleiben Kapitalgesellschaften (z. B. GmbHs) voll abgabepflichtig. Hier wird der Zuschlag zusätzlich zur Körperschaftsteuer erhoben, was bei der Wahl der Rechtsform kalkuliert werden sollte.

Risiken bei Betriebsprüfungen

Auch Jahre nach der Reform kann der Soli zum Thema werden. Wenn das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Fehler in den Jahren bis einschließlich 2020 findet und Steuern nachfordert, wird auf diese Nachzahlungen grundsätzlich der Solidaritätszuschlag fällig, da für diese Zeiträume die alten Gesetze gelten.

Rechtlicher Status: Ist der Soli verfassungskonform?

Lange Zeit wurde die Rechtmäßigkeit der Abgabe bezweifelt, da der ursprüngliche Zweck (Finanzierung der Einheit) entfallen sei. Das Bundesverfassungsgericht hat jedoch mit Urteil vom 26. März 2025 (Az. 2 BvR 1505/20) bestätigt, dass die Abgabe weiterhin zulässig ist. Da auch die aktuelle Bundesregierung laut Koalitionsvertrag an der Regelung festhalten will, sind Einsprüche oder Klagen derzeit kaum Erfolg versprechend.

In der Baubranche ist die Freistellungsbescheinigung (FSB) nach § 48b EStG das wichtigste Dokument, um den Cashflow zu sichern und Haftungsrisiken zu vermeiden. Ohne dieses Papier muss der Auftraggeber einen Teil der Rechnungssumme direkt an das Finanzamt abführen.

Das müssen Sie (Stand 1/2026) als Unternehmer wissen:

Was ist die Bauabzugsteuer?

Grundsätzlich ist jeder unternehmerisch tätige Auftraggeber verpflichtet, bei Bauleistungen 15 Prozent des Rechnungsbetrages (inkl. Umsatzsteuer) einzubehalten und an das Finanzamt des Bauunternehmers abzuführen. Dies dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit und Steuerhinterziehung.

Die Freistellungsbescheinigung hebelt diese Pflicht aus: Legt der Bauunternehmer eine gültige FSB vor, darf der Auftraggeber den vollen Rechnungsbetrag an ihn auszahlen.

Wichtige Regeln für Auftraggeber (Leistungsempfänger)

Wenn Sie Bauleistungen für Ihr Unternehmen einkaufen (z. B. Hallenbau, Reparaturen im Ladenlokal, Installation einer PV-Anlage), sind Sie in der Pflicht:

Prüfungspflicht: Sie müssen die FSB nicht nur erhalten, sondern deren Gültigkeit aktiv prüfen. Dies geschieht online über das Dienstleistungsportal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt).

Haftungsfalle: Wenn Sie trotz fehlender oder abgelaufener FSB den vollen Betrag auszahlen, haften Sie persönlich für die 15 Prozent Steuer. Das Finanzamt fordert diesen Betrag dann von Ihnen zurück.

Bagatellgrenzen: Der Steuerabzug entfällt, wenn die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 5.000 € beträgt. Für Vermieter, die ausschließlich steuerfreie Wohnungsvermietung betreiben, liegt diese Grenze bei 15.000 €.

Archivierung: Die Kopie der FSB (bei unbefristeten) oder das Original (bei projektbezogenen Bescheinigungen) muss sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Wichtige Regeln für Bauunternehmer (Leistende)

Wenn Sie selbst Bauleistungen erbringen, ist die FSB Ihre “Visitenkarte”:

Antragstellung: Die FSB wird formlos beim zuständigen Finanzamt beantragt. Seit August 2025 erfolgt die Bearbeitung weitgehend maschinell.

Gültigkeit: In der Regel ist die Bescheinigung für maximal drei Jahre gültig (bei Neugründungen oft nur 1 Jahr).

Rechtzeitige Erneuerung: Stellen Sie den Folgeantrag idealerweise sechs Monate vor Ablauf der alten Bescheinigung. Seit 2025 gibt es keine direkte Aushändigung mehr im Finanzamt (keine Sofort-Mitnahme bei persönlichem Erscheinen).

Folgen bei Fehlen: Ohne FSB erhalten Sie nur 85 Prozent Ihres Geldes. Die einbehaltenen 15 Prozent werden zwar auf Ihre Steuerlast angerechnet, fehlen Ihnen aber sofort als Liquidität.

Zusammenfassung: Checkliste 2026

Thema	Auftraggeber (Kunde)	Auftragnehmer (Bauhandwerk)
Aktion	FSB anfordern & online prüfen.	FSB beim Finanzamt beantragen.
Prüfung	Sicherheitsnummer im BZSt-Portal abfragen.	Gültigkeitsdatum im Blick behalten.
Zahlung	Volle Zahlung nur bei gültiger FSB.	Kopie der FSB jeder Rechnung beifügen.
Risiko	Haftung für 15 % der Rechnungssumme.	Massive Liquiditätsverluste (Cashflow).

 

Wichtig: Auch Kleinunternehmer und Landwirte fallen unter die Regelung, wenn sie Bauleistungen für ihren Betrieb empfangen!

Wir haben einen Entwurf für das Anschreiben an Ihr zuständiges Finanzamt erstellt. Da der Prozess im Jahr 2026 weitgehend automatisiert abläuft, ist es wichtig, die Steuernummer und den Grund (z. B. Neuantrag oder Verlängerung) klar zu nennen.

Entwurf: Antrag auf Erteilung einer Freistellungsbescheinigung

Absender: [Ihr Vor- und Nachname / Firmenname] [Ihre Straße und Hausnummer] [Ihre PLZ und Ihr Ort]

An das: Finanzamt [Name des Finanzamts] [Straße des Finanzamts] [PLZ und Ort des Finanzamts]

Datum: [Aktuelles Datum, z. B. 05.01.2026]

Betreff: Antrag auf Erteilung einer Freistellungsbescheinigung gemäß § 48b Abs. 1 Satz 1 EStG Steuernummer: [Ihre Steuernummer eintragen]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich die Erteilung einer Freistellungsbescheinigung zum Steuerabzug bei Bauleistungen gemäß § 48b Abs. 1 Satz 1 EStG für mein Unternehmen.

[ ] Es handelt sich um einen Neuantrag, da ich meine gewerbliche Tätigkeit im Baugewerbe aufgenommen habe.

[ ] Es handelt sich um einen Folgeantrag, da meine aktuelle Bescheinigung am [Datum des Ablaufs] ungültig wird.

In seiner letzten Sitzung des Jahres 2025 hat das Bundeskabinett den Entwurf für das Steueränderungsgesetz 2025 sowie das sogenannte „Cuxhaven-Gesetz“ verabschiedet. Das Paket zielt darauf ab, die Folgen der Krisenjahre abzumildern, den Wohlstand zu sichern und gezielte Impulse für Wachstum und soziale Gerechtigkeit zu setzen.

Pendlerpauschale: Mobilität wird ab dem ersten Kilometer belohnt

Ein Kernpunkt der Reform ist die Neugestaltung der Entfernungspauschale. Ab dem 1. Januar 2026 wird diese einheitlich auf 38 Cent ab dem ersten Kilometer angehoben. Bisher griff dieser erhöhte Satz erst ab dem 21. Kilometer.

Die finanziellen Auswirkungen im Überblick (bei einer 5-Tage-Woche):

5 km Arbeitsweg: + 88 Euro zusätzliche Werbungskosten/Jahr
10 km Arbeitsweg: + 176 Euro zusätzliche Werbungskosten/Jahr
20 km Arbeitsweg: + 352 Euro zusätzliche Werbungskosten/Jahr

Insgesamt beläuft sich die Entlastung für Steuerzahler auf rund 1,1 Mrd. Euro im Jahr 2026 und steigt ab 2027 auf jährlich 1,9 Mrd. Euro. Ergänzend dazu wird die Mobilitätsprämie für Geringverdiener entfristet, um die Förderung dauerhaft zu sichern.

Gastronomie & Verpflegung: Rückkehr zum ermäßigten Steuersatz

Um die Gastronomiebranche zu stärken und die Preise für Verbraucher stabil zu halten, sinkt der Umsatzsteuersatz für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen (exklusive Getränke) zum 1. Januar 2026 von 19 % auf 7 %.

Davon profitieren nicht nur klassische Restaurants, sondern auch Bäckereien und Metzgereien, Catering-Anbieter Verpflegung in Kitas, Schulen und Krankenhäusern. Diese Maßnahme bedeutet eine jährliche Entlastung von insgesamt 3,6 Milliarden Euro.

Agrardiesel: Entlastung für die Landwirtschaft

Im Rahmen des parallel beschlossenen „Cuxhaven-Gesetzes“ wird die Steuerentlastung für Agrardiesel vollständig wiedereingeführt.

Ziel: Finanzielle Stabilität und Planungssicherheit für land- und forstwirtschaftliche Betriebe.
Effekt: Sicherung regionaler Wertschöpfungsketten und Arbeitsplätze im ländlichen Raum.

Bürokratieabbau und Rechtssicherheit

Neben den direkten Finanzhilfen enthält das Gesetz technische Anpassungen zur Modernisierung der Verwaltung:

1. Digitale Steuerbescheide: Die elektronische Bekanntgabe bei Vorsteuer-Vergütungsanträgen wird zum Regelfall (Wegfall des Zustimmungserfordernisses).
2. Zentrale Zollabwicklung: Neue Rechtsgrundlagen sichern die ordnungsgemäße Erhebung der Einfuhrumsatzsteuer.
3. Investitionsförderung: Die Aktualisierung der De-minimis-Regeln schafft Rechtsklarheit bei der Forschungszulage und der Sonderabschreibung für Mietwohnungsneubau (§ 7b EStG).