Die verbindliche Einführung der E-Rechnung stellt viele Unternehmer vor große Herausforderungen. Buchhaltung mit Papier-Belegen wird schon sehr bald Vergangenheit sein. Ab Januar 2025 müssen ausnahmslos alle Unternehmen – unabhängig von Mitarbeiter- oder Umsatzzahlen – E-Rechnungen empfangen können, später dann auch versenden. Wir haben eine Empfehlung, wie Sie die Umstellung meistern.
Zeitplan für die E-Rechnung-Einführung
So sehen die Schritte bis zur vollständigen Einführung der E-Rechnung aus:
Ab 01.01.2025: Ausnahmslos alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Bis 31.12.2026: Papier und PDF-Rechnungen sind weiterhin zulässig. Bei PDF-Rechnungen muss der Empfänger zustimmen.
Bis 31.12.2027: Papier und PDF-Rechnungen sind nur noch zulässig, wenn der Rechnungsempfänger zugestimmt hat und der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro hat.
Ab 01.01.2028: Ab diesem Zeitpunkt gilt für jeden Unternehmer die E-Rechnungspflicht. Erstellung und Übermittlung sind damit zwingend erforderlich.
Das sollten Sie über die E-Rechnung wissen
- Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, da sie nicht oder nur eingeschränkt maschinell lesbar ist.
- E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen.
- Gültige E-Rechnungsformate sind zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung.
- Die XRechnung besteht nur aus einer xml-Datei.
- Die ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem Sichtbeleg und der zugehörigen xml-Datei.
- E-Rechnungen können nicht ausgedruckt werden, sondern werden digital archiviert.
Wie wir mit der E-Rechnung umgehen
Wir bei Anja Müller Betriebswirtschaftliche Beratung empfehlen unseren Kunden die digitale Buchhaltung über den Anbieter Agenda. Vorteil gerade für kleine Unternehmen: Aktuell ist der Empfang von E-Rechnung für bis zu 50 Belege im Monat kostenlos. Das ist vor allem interessant für alle, die noch keine elektronische Rechnung schreiben müssen. Auch der digitale Rechnungsversand ist über Agenda möglich.
Mit der Nutzung des Agenda Invoice Hubs erfüllen Sie die gesetzliche Pflicht ab Januar 2025, E-Rechnungen empfangen zu können. Außerdem lassen sich damit die Voraussetzungen für die komplette Umstellung auf E-Rechnung über das digitale Belegbuchen schaffen. Darüber können Belege im beliebigen Format per E-Mail an das digitale Belegbuchen gesendet werden.
Finden Sie in diesem Whitepaper noch einmal alle wichtigen Informationen zur E-Rechnung im Überblick. Wenn Sie Fragen dazu haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.