Einer der wichtigsten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung besagt, dass ohne Beleg nichts gebucht werden kann. Das Finanzamt aber stellt Anforderungen an die Angaben auf einer Rechnung, damit sie sie anerkennt. Geregelt sind die Pflichtangaben im Umsatzsteuergesetz (§14 Abs. 3 und 4).
Pflichtangaben auf einer Ausgangsrechnung
Haben Sie als Unternehmer Leistungen oder Lieferungen für einen anderen Unternehmer erbracht, müssen Sie innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung dafür stellen. Ansonsten begehen Sie eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 5.000 Euro Bußgeld geahndet werden kann. Ist Ihr Kunde eine Privatperson, gibt es die Frist für die Rechnungsstellung nicht.
Damit die Rechnung den Anforderungen des Finanzamtes genügt, muss sie laut Umsatzsteuergesetz folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
- in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
- in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.
Kleinbetrags-Rechnungen
Stellen Sie Ihrem Kunden nicht mehr als 250 Euro in Rechnung, dürfen Sie die Rechnung vereinfachen (§33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung).
Hier müssen auf der Rechnung enthalten sein:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (jedoch nicht des Leistungsempfängers)
- das Ausstellungsdatum
- die Menge der gelieferte Artikel / Dienstleistungen
- die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
- angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
Rechnungsnummer
Eine Rechnung, die 250 Euro überschreitet, muss außer den Pflichtangaben eine fortlaufende Nummer haben, die sich aus beliebig wählbaren Zahlen und Buchstaben zusammensetzen kann. Um es übersichtlich zu halten, sollte der Nummernkreis einer gewissen Logik folgen und lückenlos sein. Mit der Rechnungsnummer soll gewährleistet werden, dass eine Rechnung einmalig ist. Außerdem senken Sie mit fortlaufenden, nicht unterbrochenen Rechnungsnummern das Risiko kritischer Nachfragen bei einer Prüfung des Finanzamtes.
Kleinunternehmer-Rechnungen
Für Kleinunternehmer gelten die gleichen Regeln wie für alle anderen. Da sie aber von der Umsatzsteuer (§19 UStG) befreit sind, müssen sie dies auf der Rechnung angeben und begründen, warum sie die Umsatzsteuer nicht ausweisen, zum Beispiel mit dem Satz: „Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“