Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) gehört für viele Unternehmer zum monatlichen Standard. Doch häufig wandert sie ungelesen in die Ablage – oder der Blick fällt nur auf Umsatz und Ergebnis.
Dabei kann die BWA deutlich mehr: Sie zeigt, wie sich das Unternehmen unterjährig entwickelt und wo sich Veränderungen abzeichnen. Entscheidend ist, die richtigen Kennzahlen zu kennen und sie nicht isoliert, sondern im Zeitvergleich zu betrachten.
- Umsatz: Wie entwickelt sich das Geschäft?
Der Umsatz ist meist die erste Zahl, die ins Auge fällt. Aussagekräftig wird er aber erst im Vergleich. Interessant sind insbesondere:
- aktueller Monat gegenüber Vorjahresmonat,
- laufendes Jahr gegenüber Vorjahreszeitraum,
- tatsächlicher Umsatz gegenüber der Planung.
Steigt oder fällt der Umsatz deutlich, sollte die Ursache geklärt werden. Liegt es an einzelnen Großkunden, saisonalen Schwankungen, Preisen oder einer veränderten Auftragslage?
Wichtig: Mehr Umsatz bedeutet nicht automatisch mehr Gewinn.
- Rohergebnis: Was bleibt nach dem direkten Einsatz?
Das Rohergebnis zeigt vereinfacht, was nach Abzug von Waren-, Material- oder vergleichbarem direkten Einsatz verbleibt.
Vereinfacht: Umsatz – Wareneinsatz = Rohergebnis
Beispiel: Steigt der Umsatz von 100.000 auf 110.000 Euro, während der Wareneinsatz von 50.000 auf 66.000 Euro steigt, sinkt das Rohergebnis von 50.000 auf 44.000 Euro. Das Unternehmen verkauft also mehr, verdient daran aber zunächst weniger. Mögliche Ursachen sind gestiegene Einkaufspreise, niedrigere Verkaufspreise, höhere Rabatte oder ein veränderter Produktmix.
- Rohergebnisquote: Stimmt die Marge?
Noch aussagekräftiger wird das Rohergebnis im Verhältnis zum Umsatz:
Rohergebnisquote = Rohergebnis ÷ Umsatz × 100
Sinkt diese Quote über mehrere Monate, sollte genauer hingeschaut werden. Möglicherweise haben sich Einkaufskonditionen verschlechtert oder Preissteigerungen konnten nicht an Kunden weitergegeben werden. Gerade bei Handels- und Produktionsunternehmen kann die Entwicklung der Marge früh auf wirtschaftliche Veränderungen hinweisen.
- Personalkostenquote: Passt der Personalaufwand zum Umsatz?
Personal gehört in vielen Unternehmen zu den größten Kostenblöcken.
Personalkostenquote = Personalkosten ÷ Umsatz × 100
Steigen die Personalkosten deutlich schneller als der Umsatz, sollte die Entwicklung geprüft werden. Das muss allerdings nicht negativ sein. Neue Mitarbeiter können zunächst Kosten verursachen, bevor daraus zusätzlicher Umsatz entsteht. Deshalb zählt auch hier nicht ein einzelner Monatswert, sondern die Entwicklung über einen längeren Zeitraum.
- Kostenquote: Wo steigen die Ausgaben?
Neben dem Personal lohnt sich ein regelmäßiger Blick auf die übrigen betrieblichen Kosten, etwa:
- Raumkosten,
- Fahrzeuge,
- Werbung,
- Versicherungen,
- Fremdleistungen und
- sonstige betriebliche Aufwendungen.
Auffällig wird es vor allem, wenn einzelne Kosten dauerhaft schneller steigen als der Umsatz. Dabei sollte zwischen fixen und variablen Kosten unterschieden werden. Gerade bei sinkenden Umsätzen können gleichbleibende Fixkosten das Ergebnis erheblich belasten.
- Betriebsergebnis: Verdient das Kerngeschäft Geld?
Das Betriebsergebnis zeigt, wie sich die eigentliche betriebliche Tätigkeit wirtschaftlich entwickelt. Das ist wichtiger als der Blick auf den Umsatz allein. Denn ein Unternehmen kann stark wachsen und trotzdem an Ertragskraft verlieren.
Deshalb sollte regelmäßig geprüft werden: Steigt das Betriebsergebnis mit dem Umsatz – oder bleibt vom zusätzlichen Geschäft immer weniger übrig?
Insbesondere der Vergleich mit dem Vorjahr und der eigenen Planung macht Abweichungen sichtbar.
- Vorläufiges Ergebnis: Was bleibt bisher unter dem Strich?
Das vorläufige Ergebnis ist eine der bekanntesten Zahlen der BWA. Der Begriff „vorläufig“ sollte allerdings ernst genommen werden. Eine unterjährige BWA ist kein fertiger Jahresabschluss. Weitere Buchungen und jahresbezogene Sachverhalte können das endgültige Ergebnis noch verändern. Die bessere Frage lautet deshalb nicht nur: „Wie hoch ist unser Gewinn?“ Sondern: „Wie entwickelt sich unser Ergebnis gegenüber dem Vorjahr und unserer Planung?“
- Umsatzrentabilität: Wie viel Ergebnis bleibt vom Umsatz?
Die Umsatzrentabilität setzt das Ergebnis ins Verhältnis zum Umsatz:
Umsatzrentabilität = Ergebnis ÷ Umsatz × 100
Ein einfaches Beispiel zeigt den Nutzen: Ein Unternehmen steigert seinen Umsatz von 1 Mio. auf 1,1 Mio. Euro. Gleichzeitig fällt das Ergebnis von 100.000 auf 77.000 Euro. Der Umsatz ist um 10 Prozent gestiegen – die Umsatzrentabilität jedoch von 10 auf 7 Prozent gefallen. Das Unternehmen wächst, verdient an seinem Umsatz aber deutlich weniger. Genau solche Entwicklungen können beim reinen Blick auf den Umsatz leicht übersehen werden.
Die BWA immer im Zusammenhang lesen
Keine dieser Kennzahlen sollte allein betrachtet werden. Ein typisches Warnsignal könnte beispielsweise so aussehen:
Umsatz steigt → Rohergebnisquote sinkt → Kosten steigen → Betriebsergebnis sinkt.
Dann lautet die entscheidende Frage nicht, warum mehr verkauft wurde, sondern: Warum führt der zusätzliche Umsatz nicht zu einem besseren Ergebnis?
Die BWA liefert dafür Hinweise. Die wirtschaftlichen Ursachen müssen anschließend geprüft werden.
Wichtig: Gewinn ist nicht gleich Liquidität
Ein positives Ergebnis in der BWA bedeutet nicht automatisch, dass ausreichend Geld auf dem Konto vorhanden ist. Beispielsweise können Kundenrechnungen noch offen sein oder Investitionen und Tilgungen Liquidität binden.
BWA und Liquiditätsplanung beantworten deshalb unterschiedliche Fragen: Die BWA hilft bei der Beurteilung der wirtschaftlichen Entwicklung. Die Liquiditätsplanung zeigt, ob das Unternehmen seine Zahlungsverpflichtungen erfüllen kann.
Unsere Empfehlung: Die BWA als Frühwarnsystem nutzen
Wer seine BWA nur auf Umsatz und Gewinn reduziert, verschenkt wertvolle Informationen. Besonders relevant sind die acht Größen Umsatz, Rohergebnis, Rohergebnisquote, Personalkostenquote, Kostenquote, Betriebsergebnis, vorläufiges Ergebnis und Umsatzrentabilität. Entscheidend ist dabei weniger ein einzelner Wert als seine Entwicklung im Vergleich zu Vorjahr und Planung.
Und noch etwas ist wichtig: Die BWA basiert auf den Daten der Finanzbuchführung. Ihre Aussagekraft hängt daher wesentlich davon ab, wie aktuell und vollständig die Buchhaltung ist. Zudem können Aufbau und Kennzahlen je nach verwendeter BWA und Unternehmen variieren.
Richtig gelesen zeigt die BWA nicht nur, wo Ihr Unternehmen heute steht. Sie hilft vor allem dabei, Veränderungen rechtzeitig zu erkennen und die richtigen unternehmerischen Fragen zu stellen.