Buchhaltung gehört in den wenigsten Unternehmen zum Kerngeschäft, ist aber trotzdem existenziell. Wird sie nicht richtig gemacht, kann es sehr teuer werden. Wir nennen Fehler, die immer wieder vorkommen. Und wir sagen Ihnen, was Sie dagegen tun können.
Erster Fehler: Unternehmen stellen fehlerhafte Rechnungen
Wer eine Leistung erbracht hat, möchte dafür entlohnt werden. Eine Rechnung korrekt zu stellen, ist der vermeintlich einfachste Weg, zügig an sein Geld zu kommen. Doch Fehler in der Rechnungsstellung verzögern oder verhindern dies.
Stellt ein Unternehmen eine Rechnung, bekommt es einen Zahlungsanspruch und eine Forderung gegenüber dem Rechnungsempfänger. Doch für den Rechnungssteller entsteht zugleich eine Verbindlichkeit: Er muss die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Anspruch darauf, dass die Rechnung bezahlt wird, hat ein Unternehmen aber nur, wenn sie korrekt gestellt ist.
Konflikte entstehen also durch reine Formalien: So hat nicht nur der Rechnungssteller Probleme, wenn er sein Geld später bekommt, im Nachhinein Rechnungen korrigieren oder auch noch die Umsatzsteuer beim Finanzamt korrigieren muss. Auch der Rechnungsempfänger hat Nachteile, wenn er beispielsweise durch fehlerhafte Rechnungen den Vorsteuerabzug nicht geltend machen kann.
Wie können Sie diese Probleme vermeiden?
Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes regelt genau, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Wenn Sie diese Vorschriften befolgen, vermeiden Sie Fehler in der Buchhaltung.
In der Rechnung müssen Sie aufführen:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
- in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
- in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.